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在威尔士国家图书馆实施综合信息管理系统
武汉理工大学下载地址：2018年4月7日03:58（PT）
案例研究
Manon福斯特埃文斯和西安托马斯
英国阿伯斯威斯威尔士国家图书馆收藏服务部
摘要
目的 - 本文旨在描述威尔士国家图书馆实施综合信息管理系统的经验。
设计/方法/方法 - 讨论采购过程，数据迁移和一般系统实施所涉及的阶段。
调查结果 - 强调需要有一个精心准备但灵活的项目计划方法，需要进行磋商并与工作人员进行持续对话。
研究局限性/影响 - 介绍实施到2007年5月的进展情况。原创性/价值 - 本文为希望采购和实施信息管理系统的图书馆提供案例研究。
关键词信息系统，国家图书馆，项目管理，威尔士
纸张类型案例研究
- 介绍
威尔士国家图书馆（NLW）由皇家宪章于1907年成立。其基于其基础“宪章”所述的使命是：
[......]以所有文件形式收集，保存和提供所记录的知识，特别强调威尔士的知识记录，为所有从事研究和学习的人员或其他信息需求提供帮助。
除了收集有关威尔士，其历史，语言，人民和文化的材料之外，NLW是英国和爱尔兰的六个法定存款图书馆之一，并且因此具有法定权利2003年存款图书馆法（以前是1911年版权法），要求在英国出版任何书籍，连载或其他印刷材料的副本。 它还可用作包括手稿，档案，地图，绘画，印刷品，照片，声音和移动图像以及电子资源等广泛的非印刷材料的“档案”。 该图书馆也是威尔士国家屏幕和声音档案馆（NSSAW）的所在地，该档案馆于2001年由威尔士电影电视档案馆和NLW现有音像部门合并成立。 NSSAW拥有超过550万英尺的电影材料，超过55万小时的音频和视频材料。
图书馆目前通过其目录提供了超过四百五十万件物品，包括书籍，地图，照片和其他材料。 范围广泛的
实施一体化
IM小号
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2007年5月29日收到
2007年7月13日修订
2007年7月20日接受
计划：电子图书馆和
信息系统Vol。 41第4号，2007年
第325-337页
q翡翠集团出版有限公司
0033-0337
DOI 10.1108/00330330710831558
PROG 41,4
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还提供电子资料，包括展示NLW数字化馆藏的“数字镜像”，以及通过雅典提供的大量数据库和其他资源。 在2005/2006年：
- 收购了超过20万件新产品;
- 该图书馆接待了近10万名访问者，并被超过40万的远程用户访问; 和
. almost 5,000 new readerrsquo;s tickets were issued..发行了近5000个新读者票。
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图书馆大部分由通过威尔士国民议会分发的政府赠款资助，自2007年大会选举以来，图书馆是威尔士议会政府教育，文化和威尔士语言组合的一部分。 作为威尔士的主要文化机构之一，图书馆保持并鼓励强大的双语环境; 其所有目录和文档都可以威尔士语和英语使用，图书馆大约300名员工中的绝大多数是威尔士语扬声器。 事实上，图书馆的大部分日常职能都是通过威尔士语（www.llgc.org.uk）的媒介进行的。
采购综合管理系统（IMS）来管理图书馆馆藏的决定是由改善访问和满足不断增长的用户期望的愿望所驱动的。 将图书馆的所有资料集中在一个解决方案中的决定为员工和用户提供了令人兴奋的机会，但也为参与采购和实施新系统的人们带来了诸多挑战。
- 评估当前的情况和需要改变
早在1983年，该图书馆就拥有一个非常完善的信息通信技术计划，并为书籍，期刊和报纸实施了第一个完全集成的图书馆管理系统（LMS）。以前在NLW的系统实施细节已经发表在这本杂志上（Jeremiah，1987 ，1998）。 然而，由于所收集材料的不同性质，图书馆历史上采用了许多不同的方法来管理描述和提供其宝藏的工作。
到2002年，大部分藏品由两个主要收藏管理系统中的一个或另一个管理：CAIRS / TMS和Geac Advance。 CAIRS / TMS系统于1996年开始实施（Jeremiah，1998），并被用作大多数非印刷材料（例如档案材料，论文，照片）的采集和编目系统。 Geac Advance系统及其相关客户于1998年实施，用于印刷材料的处理，访问和交付的所有方面。 另外，近年来，许多非印刷材料的记录（例如地图和数字化图像）已从CAIRS迁移到Geac。
该图书馆还使用了一些较小的系统或数据库来管理特定的馆藏，包括为以前存在的威尔士电影和电视档案库设计的定制数据库，用于描述和管理基于胶片的材料。 虽然使用单独的系统为各种材料的编目和管理提供了灵活性，但从接入点来看，这是不利的。 CAIRS和Geac系统通过其单独的OPAC提供在线公共访问目录，列表和索引，同时访问许多
其他数据库则通过图书馆的网站（www.llgc.org.uk）提供。 这些系统的不同搜索能力和方法意味着图书馆用户的搜索变得越来越复杂。
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2002年，在图书馆内外进行磋商之后，决定采购一个新的统一的国际监测系统来管理所有的行动，包括公众进入馆藏。 虽然威尔士和其他地方（如苏格兰（Cannell and Guy，2001））的其他大学和联合采购（例如苏格兰（Cannell and Guy，2001））已经证明联合采购可能具有的优势，但认为该项目的范围涉及整合许多遗留数据集以不同的格式合并为一个系统，证明了单一的采购工作。 该系统将成为一种现成的解决方案，这意味着与过去相比系统已经大幅修改以满足图书馆要求的变化。 考虑到开发和维护图书馆特定功能的成本以及与此类开发相关的可持续性风险，而不是像员工节省等可能的收益，与会者认为专有解决方案是最佳选择。 这一决定也符合威尔士议会政府目前的ICT政策。 现成解决方案的选择被视为提供了一个机会来审查和调整工作流程和实践，以适应新系统并促进资源的更有效利用。 但是，人们承认，这对NLW的工作人员来说当然会有相当大的影响。
下面简要概述图书馆采购统一系统的主要原因。
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- 访问
图书馆成功实施任何新系统的主要措施是改善资源发现和数字资源的成功交付给任何可以访问计算机的人。 NLW必须为二十一世纪的用户提供有效获取信息的手段。
采用统一的系统可以使图书馆大大改善用户体验，无需搜索大量目录查找信息。 一个用户界面将搜索并以各种格式访问更广泛的来源。 例如，第一次搜索迪伦托马斯的用户不仅可以获得作者的作品或作者的印刷资料，还可以从单个搜索中获得手稿，档案资料，电影和视频录制品，音频和数字化对象。 这将显着改善用户对图书馆的使用体验，并且还会增加图书馆一些鲜为人知的材料的曝光率和使用率。
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- 寿命
到2002年，两个主要图书馆系统（CAIRS和Geac）都接近其预期的运行寿命期，导致系统故障和基本服务不可用的风险增加，以及维护和运行成本增加。 2004年9月，图书馆被告知，CAIRS系统的供应商将停止交易，结果是图书馆将全权负责该系统的支持和维护。 此外，自采购现有系统以来，信息技术和政府立法的发展，意味着如果图书馆要满足
实施一体化
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根据2003年“法定存款图书馆法”的规定，为其用户的期望，以及为法律存款制度未来扩展以涵盖电子资料做好准备。
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- 标准和协作
图书馆工作的一个重要组成部分是遵守最新的国际标准并促进数据交换。 为了充分发挥其在图书馆和档案社区中的作用，无论是在威尔士还是在国外，图书馆都必须确保其系统上的数据符合国际准则，并且是完全可互操作的。 在开发前系统时可用的技术没有充分重视实现这一目标的互操作性和可持续性。 一个新的综合系统将促进图书馆对伙伴关系和合作计划的贡献，并使图书馆能够以其他信息提供者适当分享和重新包装的方式展示其数据。
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- 工作实践
多年来，图书馆各部门和各个部门已经建立了各种不同的工作实践。 向统一系统的转移为这些实践提供了详细审查的机会，目的是在整个图书馆中发现和实施更一致的方法，从而使图书馆能够合理化工作流程，避免重复工作并提高效率。
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- 数字发展
图书馆以前的系统没有能力处理各类电子作品的高效和负责任管理所涉及的复杂问题。 需要集成数字资产管理设施以满足数字化，生命周期和访问管理以及数字领域保存问题领域的当前要求。 随着2003年“法定存款图书馆法”的出台，这些要求当然有所增加，该法扩大了以前立法的范围，包括电子出版物。
- 采购过程
2003年，图书馆成立了一个项目委员会，由收藏部门主管担任主席，由收购，系统，读者服务，NSSAW和计算机科负责人以及两名外部咨询成员组成。 委员会的任务是审查图书馆现有的系统并为采购准备商业案例。
对图书馆自动化的市场领导者进行了范围调查。 在牛津博德莱恩图书馆的同事们进行的新技术和新兴技术方面，广泛使用了当前系统趋势的极好概览（Felstead，2004）。
在向威尔士国民议会提交商业案例后，资金得到了保证，最初由项目经理和三名分别负责图书馆用户需求，NSSAW和数据迁移的项目负责人组成的项目组分别是任命。 采购和评估流程经过精心策划，可以选择最多的
同时给予所有供应商平等的机会，并确保图书馆遵循欧洲和国会的最佳做法和指导方针。 图书馆在2005年2月通过Buy4Wales（由威尔士议会政府提供的门户网站在威尔士的公共部门采购门户）为欧盟官方刊物（OJEU）刊登了一则广告。简报文件和Pre-然后将资格问卷（PQQ）发送给表示有兴趣的公司。 简报文件为潜在服务提供商提供了图书馆和IMS计划的概述。
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九位市场领导人中有七位请求调查问卷，但有两位决定不参与进一步的调查。
在收到PQQ之后，根据答复制定了一份供应商名单，以进入采购的下一阶段 - 邀请谈判和发送征求建议书（RFP）。 七家供应商是长期上市的。 RFP是采购过程中的关键文件。 在这份文件中，图书馆列出了详细的要求，并邀请供应商提出如何满足这些要求。 本文档中详细描述的功能要求是在图书馆整个工作人员的帮助下编制的，以确保对图书馆需求进行准确和全面的描述。 除了图书馆作为一个机构的要求之外，还强调了向威尔士信息社区的其他成员提供设施或功能的意图。 这些要求尽可能以期望的结果和所需的产出来规定，而不是规定现有的或预期的生产过程。 如前所述，其目的是在必要时对现有流程进行修改，以适应选定的流程
包。
为了确保所有供应商的公平和平等待遇，并确保这些公司能够获得有助于他们理解和响应这些要求的任何信息，与该项目有关的页面将张贴在图书馆的网站上。 这些页面包含有关图书馆和采购流程的信息，只能由项目组和供应商访问。 来自供应商的问题和答案发布在网站上，以便向所有公司提供更多信息，尽管组织本身未被识别。 这被认为是采购过程中非常有用的工具。
对列入名单的供应商对RFP的回应的评估是由图书馆所有部门的工作人员组成的。 该文件分为不同的部分（例如与单独工作流相关的要求，例如编目或数字资产管理，系统性能和配置要求等），每个部分都由具有该领域专业知识和经验的工作人员进行评估，而更通用需求由部门间团队进行评估。 员工根据流程开始时详细记录的评分方法标注了RFP的答案，该方法使用了权重等方法，以确保每项要求在总体提案中得到适当的分数。 评分过程分散在几个星期，一旦最终得分被收集和总计，三个得分最高的供应商被告知他们已经进入了入围名单。 他们是：Ex Libris，Geac和VTLS。
通过使用风险登记册对剩余的三家供应商进行评估。 专门的员工团队努力确定供应商的风险，
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对RFP的回应。 然后根据已识别的风险对每个供应商的风险登记册进行编制，这些风险登记册是在图书馆和公司之间来回发送的，因为它们试图消除或最大限度地降低风险。 图书馆通过书面形式从供应商那里收到信息，或者根据访问图书馆期间展示和讨论的内容以及图书馆工作人员访问参考站点时的情况，定期更换风险状态。 每个供应商分别访问了图书馆，以便与工作人员进行内部讨论，并向他们介绍他们的系统，这对员工和公众都是
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