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会计和财务共享服务。
Dirk Swagerman and Jorn van Steenis
摘要
本文的目的是介绍应用于财务功能的共享服务概念（即财务共享服务中心）的当前状态。这篇论文是在Twente大学的信息和通信技术支持下出现的。
信息和通讯技术的迅速发展与组织理论的发展相结合，对组织的新经济的发展产生了深远的影响。其结果是，组织机构实现了重组，组织的边界也在发生变化。这些变化被信息技术的强大概念所捕获。正如作者所强调的，共享服务的概念其实可以被理解为是组织的这些新经济的一个新的方法和理念。因此，它与企业中大多数的的概念都是有关的。共享服务概念意味着将某些支持服务合并到共享服务中心。而与业务单位的共享服务中心的关系，也是受市场条件的制约。在解释了普遍的共享服务概念之后，作者将重点介绍如何将此概念应用于财务功能。在财务功能中，共享服务概念有几个例子，这些例子包括会计机构和内部银行等。未来几年，财务共享服务有望得到越来越多的关注。
一、简介
本文讨论了共享服务概念在财务系统中的应用。随着信息和通信技术的发展，组织可以更好的审查其活动的当前结构，在这过程中，就发现了最明智的做法是将其非核心活动外包。为了将共享服务的概念置于正确的视角，本文还提供了一些理论和概念背景。帮助企业实现企业目标的一个有利因素是，共享服务是企业重新思考核心活动的动力。到目前为止，管理已经将共享服务概念应用到不同的部分，同时它也越来越关注其在财务功能中的可能应用。
二、目前的趋势
在阐述共享服务的概念之前，这里首先讨论一些与组织经济有关的趋势。无论这些发展有多么多样化，这里认为共享服务推动了所有人积极性的发展，重新绘制组织界限是商业的必然趋势。这源自一个著名的名言，即企业应该做自己擅长的事情而不应该做自己不擅长的事情。最近的观点来定义核心竞争力并使之成为焦点，这导致了企业重组。这种对重新设计和不只是微调操作的鼓励往往会导致更激进的重组，而不是其他情况。
外包越来越多的支持活动，传统上在公司边界内发现，这是企业重组的一个非常明显的迹象。虽然可以外包的活动和不能外包的活动之间的界限正在转移，但问题是“外包”和“非外包”活动之间的最终界限是什么。“由于技术发展，非核心活动可以以不可能在10年甚至5年前的方式进行外包。”核心能力的整个概念基本上是试图回答企业应该从事哪些活动，而不应该从事哪些活动这一真正重要的问题。
虽然不太明显的重组方式，公司内部的支助活动也正在进行大规模的改革，其目的是达到规模和范围的经济，同时避免特别的缺点。粗略地说，这种规模经济是通过对决策和操作的集中化、分权和集中化的组织结构的变化而产生的。与外包一样，重点是增加专业化程度，而复制在很大程度上被消除。在这种日益专业化的背景下，外包可能被视为这种专业化趋势的一个特例;“做你擅长的事”。
这重新划分了公司内部和外部的界限，被当今的网络组织和虚拟企业所吸引。正如这里所提到的，这里认为信息和通信技术在很大程度上是这种结构调整的基础。简而言之，财务共享中心正在以多种方式改变“组织的经济”。传统上，通过市场(即公司之间的协调)和利用等级制度进行最经济活动的活动之间的区别。
协调机制(即公司内部的协调)。参与经济活动协调的成本结构的转变，可能会带来市场协调与层级协调之间的新平衡，迫使企业重新定义它们在这一过程中的界限。
一些文献的作者观察到，市场力量已经取代了传统的公司内部协调方式。作为一个被热门关注的话题，市场在公司中的地位悄然兴起，并将传统上紧密联系在一起的活动分开。最终，活动可能被外包给外部实体，但中间有许多选择。一个内部市场是可能的;例如，将活动外包给一个内部实体在一个持有的结构中。正如这里稍后会解释的那样，在一个公司的屋檐下进行某些活动需要被启用了财务共享中心的协调能力所取代。
财务共享中心除了有利于市场力量的转变以外，市场协调本身的性质也随着客户与供应商关系的日益密切而发生变化。在这里出现的悖论是：一方面市场力量正在取代其他的协调机制，另一方面，市场已经整合了一些传统上归因于等级协调的特征。这种传统上归因于市场关系中的等级协调的特征是最近一篇文章的主题，该文章讨论了“信息的新经济”。它的作者认为，传统的信息经济学意味着“富裕”和“财富”之间的权衡。而且并指出，企业的边界是由交换信息的经济学所决定的:组织能够在一个狭窄的内部群体之间交换丰富的信息;市场能够在一个更大的外部集团之间交换更薄的信息。一种模式的成本效益低于另一种模式的程度决定了组织的边界。根据这篇文章，财富和影响力之间的权衡是由组织或市场的协调选择，现在正被新的信息经济学所放大。该报告的作者称，这种打破平衡(有利于通过市场协调取代内部协调)将导致现有价值链瓦解:“现有价值链将分化为多个行业，每个企业都有自己的竞争优势来源。”
三、共享服务中心
就目前的现状来说，企业公司整个的趋势是集中整合、专业化和外包的。所有这些都将重新定义公司内外的界限。随着这三种趋势的出现，“共享服务概念”越来越受欢迎。虽然这个概念很容易理解，但是定义中它又是很困难的。因此，这里将通过提供其他作者的一些定义和清单方面来阐明它的含义。
在共享服务的情况下，传统上单独执行的活动将在一个组织实体中一起进行，这里认为这是非常重要的。当然，这并不意味着这些活动实际上集中在任何一个地方;它允许广泛的自由选择地点。在这方面，“中心”一词应被认为是虚拟的:通过某种形式的协调，某种程度上的“共同性”，例如技术和程序的标准化，透明的实体在某些方面可以作为一个中心。共享服务中心基于共享资源、组织人员和技术、提供定义服务的理念。组织实体可以是它提供服务的公司的一部分，或者是第三方组织(外包)的一部分。在共享中心中集成的活动往往是支持功能的一部分，而共享中心最纯粹的形式是明确地将实际决策留给业务单元。业务单元与共享中心之间的关系由服务级别协议管理。除此之外，共享中心还经常以收费服务的方式运作。然而，Dekker指出，在实践中，严格区分活动的集中和分散的共享中心管理是不可行的。
从表面上看，以下的评论可以用共享服务的概念来描述:“管理理论是否真正的发展，或者仅仅是通过集中的、分散的、等级分明的或者是矩阵的团队的时髦思维的循环，这是一个值得考虑的话题。这一引文指出了怀疑的一个重要来源。尽管这里认为，共享服务的集中化程度在一定程度上是一样多的，但这一论断也有一定的道理，也就是说，过去的集中化、分权趋势和共享服务概念之间存在着明显的关系。正如Peoplesoft报告所说，共享中心是对上世纪80年代大范围权力下放的一种反击，是明显地背离了传统的等级制度、官僚主义和中央集权式的管理。共享服务概念的出现可以说是将两个世界的优点(集中化和分权)结合在一起，使得其具有较好的优势性。从这个意义上讲，共享服务概念是一种高度平衡的思维方式，以合理的权衡作为其主要目标，同时试图避免对过去的组织范式的未分化的预先占有。在这方面，这个概念并不新鲜;它从旧的概念中被“回收”。下面的图表1-1比较了分散化和集中化。
表1-1:公司管理集中化与分散化比较
另一方面，共享中心在程序和系统方面试图找到标准化和自定义之间的最佳平衡。“一个足够灵活的系统，能够在标准中构建出一种怪癖，这就能让一个成功的共享服务计划和一个强加的官僚机构产生不同的效果。”信息通信技术相对于其他支持功能成本的不断增加，构成了各部门之间更大协调的关键驱动力:例如，通过将会计系统的数量从20个减少到1个，例如，一家大公司可以大幅削减ICT支出和系统维护。说到这一点，信息系统越来越多地建立起来，以允许相当程度的灵活性来满足不同用户的需求。越来越多的标准化和灵活性可以结合在一个系统中协调。
“管理中心”和“运作中心”之间是需要进行区分的。后者处理规模经济、效率和工作流标准化的日常管理、事务、数据处理和采购。专业知识中心为客户提供高附加值的服务。在实践中，共享中心几乎总是两种类型的组合。
共享服务的概念旨在为满足这些服务需求(PEO97)带来共性、凝聚力、效率、专业知识和战略规划。共享服务具有双重价值和成本焦点:提高质量和扩展范围增加价值，而效率和规模经济有助于降低成本。关于共享中心的文献通常列出以下优点:规模经济，导致劳动力和管理的减少。为进一步专业化的员工提供机会。一个日益重要的方面是，它的支出更加的节俭化。规模经济将使公司更容易跟上整个行业的快速发展趋势。由于专业水平的提高，透明度的提高，以及更容易对管理人员进行管理，更直接的活动是由更少的人进行，使得产品的质量等方面也获得了较大的提升。
近年来，人们已经采取了许多措施来建立共享中心。为每个支持的活动包括在波特的价值链,共享中心应用的例子可以发现:在招聘,在采购(采购相结合),销售(直接呼叫中心),维护(特定的租赁公司,全公司的维修服务),客户服务(主动呼叫中心)、物流(物流中心),在金融和管理功能(新兴会计公司)。呼叫中心的突然崛起成为提供客户服务的主要工具，说明这种新型共享服务中心的发展有多快。就在几年前，几乎没有人听说过这样的服务。呼叫中心也是一个很好的例子，说明公司已经习惯了将重要活动(如客户服务)外包出去的想法。在这方面，这个例子消除了目前围绕外包某些财务和会计任务的“不可战胜的怨恨”的边缘。
如果将共享中心外包——有时被认为是建立内部共享中心之后的关键一步，那么外包的一些优势也可以适用:首先，外包使得削减资产和移除资产成为可能。需要进一步的投资。在一个极端的形式中，这是由硅谷的一些年轻的快速成长的企业所证明的。在一个租来的大楼里，只有少数人的核心，他们几乎从专业供应商那里购买所有的支持服务。在这样做的过程中，他们的营业额与传统中型公司一样高，而无需进行重大投资。将或多或少的固定成本转化为可变成本，从而降低风险。“服务办公室”提供了一个很好的例子。有服务的办公室提供。根据客户的不同需求，为客户提供空间和会议设施。正如Birchall和Lyons所言:“组织的办公室变成了虚拟的;它是可见的，但需要将资金投入到它中，并以可变成本取代。
受益于规模经济，否则无法实现。随着越来越多的公司将活动外包给外部实体。这也为其他公司提供了同样的服务，由于其庞大的“服务池”，该实体可以实现规模和范围的可观经济。管理注意力可以集中在核心活动上。这里想要强调的是首先提到的外包的两个优势的重要性;削减资产和改变成本。从固定的变量。在这里看来，这些优势将是外包的一个重要基础。
根据情况不同，外包有以下缺点:依赖外部的一方。转换成本可能很高。在情况下,在服务质量和成本方面，采购方无法达到标准，外包方可能面临高额费用。处理机密信息。采购方可能是竞争对手，或者在信息处理中可能有其他利益。例如,一个在会计处理方面有来源的银行，可能会使用该公司的信用评级信息。专业知识的损失。在某种程度上，可能需要数年才能积累起来的专业知识被浪费了，并从外部供应商那里买回来。协调。在某些情况下，将外包活动调整为核心活动可能很困难。于外包的普遍观点是核心活动不应该外包。当然，问题是确定哪些活动是核心活动，哪些不是。
共享服务概念与虚拟组织的关系。正如这里前面已经指出的，虚拟组织和共享服务概念的概念是相互关联的。一方面，它们源于相同的发展(信息和组织的经济变化)，而另一方面，引入共享服务是实现一个整合虚拟组织概念特征的组织的一种方式。这些特点包括将传统公司的“雾化”变成更专业化、更独立的部门，以及市场协调程度的提高。这些概念之间也有一些重要的区别。资源动态链接的可能性是虚拟组织的本质特征，在许多情况下，在共享服务应用程序中是不可行的。这是由于在较长一段时间内，共享服务提供者与其供应商之间普遍高度依赖。这种相互依赖是由资产专用性(如量身定制的软件和专业技术)、高转换成本和一个相当不成熟的服务外包市场造成的(暗示了更少的选择)。然而，可以期望提供者与共享服务提供者之间的相互依赖关系将会降低(因为在ict应用程序中具有更大的灵活性和外包市场的成熟)。
四、共享服务概念在财务中的应用
在描述了共享中心的一般特性之后，这里现在将讨论共享服务概念对财务功能的影响。首先，影响共享服务概念应用的财务功能是否有一些特殊的特征?为了回答这个问题，这里将把共享中心作为一种工具，通过提高效率和提高质量的工具来降低成本。首先，财务功能是组织内部的大多数资源消耗支持功能之一。财政职能的成本加起来占总收入的1.5% 也不例外。它在成本方面的相对重要性和绝对重要性，使财务功能成为共享服务概念中最有价值的领域之一。
其次，如果你看一下可能的质量改进，财务功能似乎是一个不错的选择。在金融作为管理信息和控制的提供者的重要作用下，金融的质量对于整个商业的成功至关重要。最重要的是，公司内部财务和行政程序的效力和效率正受到越来越多的质疑。觉得不必要的行政过程是复杂的,过多的强调准确性的报告,而不是在他们的相关性,太多时间花在制定预算和报告,建议管理人员没有足够的重视,造成的,请求管理没有及时回答,并且没有足够的支持创新组织。也有巨大差异的公司费用标准会计业务,如应付帐款、应收帐款、日记,等。根据Gunn“财富100强”企业的最佳实践往往不同的意思是“财富100强”企业十倍标准操作,比如做一个发票,支付发票或日记。这里并不完全相信这些数据的准确性，但至少它给出了一个粗略的迹象，表明在重组财务和会计方面有很大的优势。Kearney管理咨询公司表示，通过引入金融共享中心，可以节省35 - 40%的成本。
研究还表明,在传统的财务部门65%的时间花在事务处理,而在重组财务部门只有35%,而总时间减少了约20%。额外的时间可用
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