Research of Sales Contract Management System Based on WEB
Hualun Lai
Business School
University of Shanghai for Science and Technology
Shanghai 200093, China
Tel:86-21-5527-1343 E-mail: laihl@usst.edu.cn
Liangwei Zhong
CAD center
University of Shanghai for Science and Technology
Shanghai 200093, China
Tel:86-21-5527-6487 E-mail: zlv@usst.edu.cn
Jing Ni
Business School
University of Shanghai for Science and Technology
Shanghai 200093, China
Tel:86-21-5527-1343 E-mail: nijing501@126.com
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( 05EZ30)
Abstract
On the basis of study on information stream of management of contract, a frame of an information system of
management of contract with holistic information is designed. Sale and production forecast is put forward in terms of
data mining technique and customer management concept and relevant system is developed. System information
includes customer management system, elaborate content of contract, finance management in the execution of contract,
record of change of contract, control of dispatch process, shares information with packaging system, and also shares
information with warehouse management system to realize the control of dispatch process. Data of customers and sale
of products information is obtained through data mining of customers and contract information. Good forecast for
market can be made by the data which also places perfect basis for the decision of production planning.
Keywords:
Sell contract, Management system, WEB, Object-Oriented, Whole lifecycle
1. Introduction
The sales contract is the important production information of manufacturing firm, it includes the attribute of the user
request, specification and delivery time and the information which enterprise formulation and in the execution
productive plan process involves. The Manufacturing firm and userrsquo;s link are connected by it. In the Manufacturing firm,
the contract schedule must be formulated between Master Production Schedule and Production Schedule. Contract
schedule must guarantee that all duties in the Master Production Schedule are completed and that production schedule
arranges well production as schedule in each contract. Contract schedule is the refinement of the Master Production
Schedule. To make the enterprise interior operation be Consistent, its function is not only Communication between
inside and outside, but also reducing the contradiction and the error between the Sale branch and Production
department.
Manufacturing industry enterprisersquo;s contract management includes management completed in ERP system and
independent management system. The two kinds of systems have some Weaknesses such as incomplete information
record, not thorough integrations with other systems and weak analysis ability. It is disadvantageous to enterprisersquo;s
informationization construction and influences seriously on enterprise market reaction rate and market competition
ability, which is more obvious to the large-scale manufacturing companies that have complex products than others.
On the foundation of contract management information flow is studied, contract managementinformation systemrsquo;s
Vol. 2, No. 1 Computer and Information Science
frame having complete information is designed, and sales and the production forecast method according to the data
mining technology and client managementrsquo;s theory is proposed. The corresponding system has been developed. The
system core goal is that a transformation to production schedule and job instruction is made, and that market demand is
mapped in the manufacturing promptly and accurately to enhances the enterprisereaction capacity to the market and
enterprisersquo;s competitive ability.
2. System function and Structure
With analysis of operating methods of contract management, the management processes and management content is
concluded based on whole lifecycle sales contract management. The structural feature of process is as shown in Figure
1. The functional modules are as follows:
(1) Contract input
Contract information, including customer information, the framework of the contract, a variety of equipment
specifications, model, quantity, and special note, and other information involved by contract is input by staffs of sale
department.
(2) Customer Management
Users can look for, modify the information of existing customers and add new customer information into system.
(3) System Maintenance
Including import and export data, backup and recovery, as well as the management of users (user addition, delete, and
the rights granted), operated by the system administrator.
(4) Search
The sales can inquiries contract information signed by the sale department, as well as execute-status of contract. The top
leaders can inquire information and execute-status of contract of all sale departments
(5) Contract Modify
Sales can modify the mistake contents of contract, such as payment, product name and specification caused by
carelessness. But other some contents can not be modified such as contract ID and contract type.
(6) Financial Check
Accountants check the payment details of contract content in the System on basis of original contract. The contract will
not continue the execute process without Accoun
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基于web的销售合同管理系统的研究
摘要
本文在研究了合同管理信息流的基础上，设计一个信息完整的合同管理信息系统的框架。生产和销售预测提出在数据挖掘技术、客户管理理念和相关制度的方面上需要进一步发展。系统信息包括客户管理系统，精心设计的合同内容，财务管理的执行合同、 变更记录的合同，调度过程的控制，包装系统的股票信息，和仓库管理系统的股票信息，这样可以实现对调度过程的控制。通过数据挖掘的客户和合同的信息获得了客户和销售的产品信息的数据。对市场来说，通过数据得到的很好预测可以为生产计划决策奠定最佳的基础。
关键词: 销售合同，管理系统，WEB，面向对象，整个生命周期
在现代企业管理中，销售合同的管理处于十分重要的地位，已成为与生产进度管理、质量管理、资产管理、其它信息管理等同等重要的职能管理，企业生产的一切产品的交换过程都是通过缔结和履行销售合同的方式来进行的，销售合同管理的好坏直接影响和关系到企业经营活动顺利运行。企业销售合同确定了产品销售的价格、交易日期和质量等项目，规定着合同双方责任权利关系，它贯穿于企业从产品的研究、设计到质量检验及交付货品的各个阶段，涉及到企业生产的各个部门，渗透到企业的生产进度、质量管理和成本管理之中，形成一个纵横交错的庞大的合同信息链。
随着经济的市场化和全球化，企业所面临的环境更加错综复杂，经济交易活动的不稳定性随之增大，销售合同的管理难度也随着客户的增加而加大，由此产生的风险也愈来愈多。目前，部分企业管理者或决策者存在合同法律意识差，不熟悉合同法的一般规定，基本上没有把销售合同管理纳入经营管理视野，合同管理制度形同虚设，无机构、无人员、无销售合同台账和档案，一些销售合同资料不全，甚至出现文本原件丢失时的现象，各业务部门协调不够，没有对合同的履行进行深入监控，往往致使销售合同履行不到位，出了问题不能及时得到解决的情况，这样一定会干扰正常的企业的生产经营活动，给企业决策造成不利影响，导致企业形象和利益受损。企业的销售合同管理采用无制度管理或手工管理方式甚至孤立的由某个管理层的管理方式，已远远不能满足市场竞争的要求。
根据企业销售合同管理的实际需要，设计一个省时省力地、轻松地管理众多复杂的销售合同管理平台，构建出信息高度集成的企业销售合同管理信息系统具有十分重要的现实意义。
1.导言
销售合同是制造企业的重要生产信息，其内容包括用户要求的属性、 规格和交货时间，也包括企业制定与执行生产计划过程中涉及的信息，是连接制造企业和用户的纽带。在制造企业中，合同计划必须参照主生产计划和生产计划制定 。合同计划必须保证所有在主生产计划中需要完成的职责，并且生产计划应该很好地安排每一项合同的进度。合同计划是主生产计划的细化。为了企业内部操作的一致性，其功能不仅仅是内部和外部的沟通，而且还要能够减少销售部门和生产部门之间的矛盾和误差。
制造业企业的合同管理包括已经完成的ERP管理系统和独立的管理系统。这两种系统存在一些缺点，比如信息的记录不完全，与其他系统不能彻底的集成，还有就是分析能力较弱。所以它不利于企业的信息化建设，并严重影响了企业市场反应率和市场竞争能力，尤其是对于产品复杂的大型制造企业来说在这方面会更加明显。
在已研究的合同管理信息的流动的基础上，具有完整信息的合同管理信息系统框架被设计出来，并且依附于数据挖掘技术和客户端管理理论的销售和生产预测方法也被提出来。相应的系统也已经被开发出来。系统的核心目标是转变生产安排日程和作业指导书，这样一来市场需求就可以迅速准确地映射到制造业从而提高企业的市场反应能力和企业的竞争能力。
2.系统功能和结构
通过分析合同管理的操作方法，并基于整个生命周期的销售合同，得出管理流程和管理内容。过程的结构特点如图所示
1.各功能模块如下所示：
(1) 合同的输入
合同信息，包括客户信息、合同框架、各种各样的设备规格、模型、数量和特别的说明，以及所涉及的由销售部门员工输入的合同的其他信息。
(2) 客户管理
用户可以查找，修改现有客户的信息，也可以将新客户信息添加到系统。
(3) 系统维护
包括导入和导出数据、备份和恢复，以及管理用户（用户添加、删除和授予的权利），这些都由系统管理员管理。
(4) 搜索
销售人员可以查询到销售部门签署的合同信息，以及合同的执行状态。最高领导者可以查询信息和所有销售部门合同的执行状态。
(5) 合同修改
销售人员可以修改由粗心造成的付款、产品名称及规格内容有误的合同。但是其他一些内容不能被修改，比如合同的ID 和合同类型等。
(6) 财务检查
会计师在原始合同的基础上从系统里检查合同内容的付款明细。没有会计的同意，合同是不会继续执行的，并且应由销售部门的销售人员进行修改。只有当合同内容与公司的规则相匹配，会计才将会验证合同。
(7) 生产计划报告的生成
中央销售部门的工作人员创建一个基于股票的实际情况的生产应用程序。技术部在生产应用程序的基础上的列出物料清单。制造部门的员工根据ERP系统的内容来制订生产计划和订单，并且将生产报告提供给工厂。
(8) 财务检查交付产品
会计师将会在已经付款的客户的基础上检查所提供的设备。
(9) 提单的生成
提单将会根据财务检查和实际库存情况生成。
该系统采用基于Web的技术结构，并使用MS SQL Server作为数据库。系统的开发语言是JAVA，ECLIPSE则是作为开发环境。
使用Web服务技术将使系统得到进一步发展，并促使第三方应用程序的集成。图2显示了系统的结构。Web服务使用标准输出接口WSDL（Web服务描述语言）为互联网/内联网的客户端服务。它将不再强调使用什么技术来获取web的解决方案。
Web服务更改了WEB应用程序从面向服务的概念到面向编程的概念。最有价值的技术是集成了不同的模型组件。这种合同管理系统采用 Web服务技术为在未来不可避免的内部和企业间系统的集成提供了技术支持。
3.管理合同过程中的变化
客户往往要求在合同的执行期间更改合同，合同的变更主要包括以下范围：
取消合同
数量的增加和减少
设备类型的变化
设备参数的变化
改变运输方式等等
不同程度的改变将会影响合同的资本以及生产计划的执行情况。有效地管理从变化数据提供的数据来源，以保证数据挖掘技术的实施。与此同时，该系统达到生产周期的变化，这种变化提供了生产计划的基础。
数据库的设计
在数据库中，设计了一个变更合同记录的表，下面是它的结构：
合同的编号；日期的变更；内容的变化；变化的原因hellip;hellip;
内容的更改直接涉及合同的相关代码。打开数据库后，相关内容将被修改并被记录。变化的原因是字符字段，其中客户提出的原因需要精心记录，这些为数据处理提供数据源。
其他合同变更管理的结果变化
合同变化在许多其他方面带来的主要影响是影响生产计划。系统与PDM系统进行配合，适用于设计变更和根据已更改的数据后的出口物料清单。一般来说，这些是没有改变生产计划的过程。因此，它要求根据生产能力改变生产计划以及通过改变生产系统模型中得到的采购计划的变更数据。
在数据库中，更改合同过程中的管理模块将被记录到创建的合同更改过程中。通过增加系统的使用时数据逐渐变得充裕。
4.管理合同中的数据挖掘技术的应用
(1) 数据挖掘技术的应用
数据挖掘系统是一种独立的三层结构。最底层是数据，从SQL服务器读取数据源。中间是挖掘，并具有多维数据库和挖掘引擎。顶层和用户界面可以切换数据。
(2) 数据挖掘技术的实现
(3) 挖掘技术的关联规则
数据挖掘（数据挖掘），我指的是隐藏的，有用，还尚未从大量的原始数据中发现的信息和知识，这种技术被认为是一种有效的方法来解决当前的'数据丰富，信息缺乏'。关联规则挖掘是数据挖掘的重要领域之一。（刘鑫等，2007年）
根据不同的情况可以将关联规则分类如下：
a） 根据处理变量类型的规则，关联规则可以分为布尔型和价值类型。
b） 根据数据抽象级别的规则，关联规则可以分为单一和多维关联规则。
c） 根据有关的尺寸数据的规则，关联规则可以分为一维及多维的。
(4) 关联规则挖掘算法
从大型数据库中挖掘关联规则需要两个步骤：
a） 找到所有的频繁项集。
b） 由频繁项集产生强烈的关联规则。
关联规则挖掘的研究侧重于第一步(李淑娟等，2004年)。发现关联规则的方法，最具影响力的算法是先验的算法，它采用循序渐进的方式，称为迭代搜索。其基本算法如下：首先，遍历一次目标数据库，记录每个项和属性出现的次数。这个就是计算每个项目的支持程度来收集项目构成频繁table-L1which所有支持度不小于最小支持度的用户，然后链接的所有元素L1，candidate-C2形式，再次遍历服务数据库，计算每个C2组选项的支持程度,收集项目构成频繁table-L2所有支持度不小于最小支持度的用户，然后链接的所有元素L2,candidate-C3形式，反复遍历L3服务数据库，直到课程停止，实现选项。
(5) 多维关联规则的挖掘设备
先验的算法是更为复杂，本文使用SDA这种改进的算法，利用该改进的算法开展多层次关联规则挖掘设备，可以发现两个相互关联的关系协会：属性相关性和跨属性链接。前者是一个不同的属性之间的链接；后者是内在关联的一个属性或属性的集合，同时该联系结合另一组不同种属性 (杨广amp;王蕊，2007.)。
通过分析数据挖掘系统获取产品的销售，以及与用户相关联的产品、合同因素权重变化，合同更改的集成和相关产品的发展趋势......
5.包装系统的集成
交付的产品是合同管理的重要组成部分，设备出货的完成标志着合同的完成。一般来说，客户会明确规定在不同的时间分批交付产品，因为在合同中货物的体积大小是不同的，一个设备可以分为很多包装，或者多个设备由于体积较小可以分在同一个包装中。
交付产品列表必须标记包装情况的信息，包括包装的数量，身份证号码等信息，信息不列入合同信息和与包装系统集成需要获得一份合同产品包装信息。
数据库系统中的系统级系统集成了包装系统、包装系统数据库的包装情况和合同数据表格，此表将在合同管理相关设备构成表，并生成包括提供的产品包装情况的明细数据。
6.财务系统与库存系统的集成
货物必须符合储存需求和财政状况，为了财政平衡，用户必须在交付产品之前支付这笔钱，为了库存清晰，在交付产品之前产品必须检验合格。库存和财务的信息需要库存系统和财务系统集合在一起。
集成于数据水平的财务系统和库存系统的系统，在财务系统中该数据库拥有已付款用户的进程，在库存系统中该数据库拥有产品的详细信息，此表将涉及在合同管理中已交付产品控制的管理表，并严格控制交付产品的行为。
7.结论
1） 合同管理系统与客户管理系统、包装系统、财务系统和库存管理系统等都密切相关，并且易于与这些系统相集成，这都是由于该系统体系结构应用的B/S系统基于WEB。
2） 合同管理系统利用数据挖掘技术为预测提供基础，而这些源于数据挖掘的数据源都是在完成合同变更的记录的基础上。
3） 集成于财务系统和库存信息系统的信息系统达到了控制产品交付的目的，并杜绝人为的错误。
销售合同管理师制造企业生产经营管理活动中非常关键的一个环节，本文从软件工程角度出发，通过系统分析、系统架构设计、系统功能设计及实现等步骤对基于web的销售合同管理系统的开发过程做了深入探讨，研究了销售合同管理系统体系结构和关键技术。
本文详细论述了在J2EE体系下面向对象技术的基于web的合同管理开发设计，系统前端采用三层B/S结构，JSP与SERVLET混合的开发模式，后台采用hibernate链接SQL SERVER 2000数据库，实现了合同的输入、财务审核、工作令报表生成等功能。另外还对生成报表的下载功能做了详细分析，并对其组件惊醒了改进，以满足企业的定制要求。最后对应用系统配置做了详细探讨。本文的研究为企业进一步实现全面的信息化打下了坚实的基础。
目前，该系统以在路桥公司投入使用，合同管理人员反映效果很好，可以提高合同准点完成率、为生产计划作相应的指导，提高机组产能利用率与生产效率，降低库存等生产和物流成本，为企业整体作业计划优化做出了贡献。
基于web的销售合同管理系统在实际的应用中，必须与企业的实际生产状况紧密结合，这个过程并不是短期内能完全实现的，需在实际应用中逐步提高和完善。由于个人能力有限，本系统在理论分析和软件研制中仍有许多理论和时间方面的工作需要进一步研究和提高，主要有以下几点：
- 数据结构还比较简单。随着企业的不断发展，将会对数据库结构提出更加复杂的要求。在今后的工作中，应该进行oracle数据库的尝试，它具有优化的数据操作算法，并能在所以主流平台上运行，采用完全开放策略，能够满足企业日益复杂的数据结构要求。
- 与其他应用系统的集成度还不是很高。本系统中合同执行的流程涉及到库存、财务、以及客户关系管理等方面，许多时候还需要精心人工确认信息，而不能完全通过系统集成达成数据共享。
参考
-
黄梅花,
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