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College amp; Research Libraries， Vol 79， No 7 (2018)
一款自习室预定系统的设计和实现：:使用谷歌日历的试点项目的经验教训
Shira Atkinson and Kirsten Lee*
考虑到在21世纪中图书馆的作用，学术图书馆内的协作工作空间正变得越来越重要。本文中思考了房间预订工作可以更好驱动创建可行协作空间的价值，并讨论如何有效地管理房间预订系统。本文介绍了在纽约市主要大学福德姆大学图书馆设置的谷歌日历预约作为空间预订系统的有效性的初步研究。在一项为期一个学期的研究中，工作人员跟踪不同用户类型之间的使用趋势，并评估他们所选择的房间预订系统的效率。通过评估，工作人员确定谷歌日历在技术上可以为学术图书馆提供一个免费但非常基础的房间预订系统，但与昂贵或开源的选择相比，它需要更多的人员维护和管理。本研究的结果可用于指导未来有关房间预订政策和系统需求的决策。
简介
随着时间的推移，图书馆经历了从专门用来存储和组织物理信息材料的空间到鼓励协作学习环境的空间的转变，通常被称为“学习共享空间”。现在许多图书馆的藏书都可以通过数字方式获取，学术图书馆有机会以新的、创新的方式利用它们的空间资源。图书馆空间不只是简单地存储信息材料，而且可以以转变成鼓励协作的环境的方式来满足当前的学术需求。由于协作工作空间有限，所以有必要让尽可能多的学生更好地使用它们。特别是，一个自修室管理系统的实施可以防止学生在先到先得的系统中表现出的囤积现象。
这些目标在福特汉姆大学图书馆决定在2016年秋季学期开设新的电子阅览室得以凸显。本文考虑了协作学习室在大学图书馆中的作用和意义以及数字时代电子预订系统的必要性，并详细介绍了选择房间预订系统的流程，其中涉及众多因素，包括成本，行政支持和人员监控。
总的来说，来自福特汉姆试验研究的信息增强了其他学术机构图书馆改变的趋势，比如学生对在线、自动化图书馆工具的需求，以及利用图书馆空间进行协作工作的强烈愿望。这项初步研究使用谷歌日历作为房间预订系统，展示了各地的图书馆如何使用现有的工具和程序来填补它们最初可能没有设计的功能。此外，该试点项目允许奎因图书馆的工作人员收集有关使用趋势的数据，这些数据指导了政策和程序的改编，以改进客房预订系统，使其最好地满足学生的需求。这些使用趋势在所有大学环境中可能并不完全相同，但是正在考虑实施新计划(例如房间预订系统)的图书馆应尝试了解学生的需求和使用模式，以创建最适合他们的系统。
最终，尽管所收集的初始数据表明了学生对预订系统大力支持，但它也体现了在学术图书馆使用谷歌日历作为房间预订系统的缺陷，因为它给工作人员带来了相当大的管理负担。当今的高校图书馆往往人手不足、资金不足，许多高校图书馆实施需要大量人工维护的订房系统是不合理的。谷歌日历的问题和模拟(纸条)系统的问题是一样的，因为模拟(纸条)系统要求工作人员监视和监督自习室的使用，并手动生成有用的统计数据，因此造成了很大的负担。工作人员的时间是宝贵和有限的，尽管谷歌系统在功能上发挥了作用，但协作工作空间的日益重要和普及应该使得图书馆更倾向于选择能够自动执行策略和程序的房间预订系统。
背景
福特汉姆大学(Fordham University) 是位于纽约的耶稣会机构，在布朗克斯，曼哈顿和威彻斯特郡设有校区。林肯中心(LC)的奎因员工半独立运作，但经常与福特汉姆其他校区的同事合作进行大型项目。哈顿LC校园共为7， 858名本科生和研究生提供服务，奎因图书馆为所有本科生和继续教育人群以及攻读教育，社会工作，法律和商业学位的研究生提供服务。所有学生，不论学位程度如何程序，可以平等地访问所有图书馆资源;但是，法律系学生也有一个主要使用的独立法律库。
2016年夏天，奎因图书馆将其印刷品集和所有运营的约25%移至了新建筑，该建筑的设计重点是为学生提供协作式工作空间。图书馆设计的重大变化包括引入一楼的学习公共空间以及三楼的六个私人小组学习室。特别是，增加这些自习室促使奎因的工作人员考虑是否要为这些空间使用房间预订系统，如果是，则要为这种系统的需求下定义。
首先，为了解决奎因图书馆能否从即将实施的房间预订系统中受益的问题，LC图书馆工作人员与位于布朗克斯区福特汉姆玫瑰山校区(RH)沃尔什图书馆的同事进行了交谈，该校拥有17个私人团体自修室，但由于人员问题，没有实施预订系统，而是以先到先得的方式开放房间。结果，工作人员注意到，学生一直抱怨这些房间的使用效率不高且不均。根据非正式学生的访谈，房间被滥用的方式多种多样。
主要是，部分的学生可能会垄断整个空间的一天，或者是因为他们想要访问的房间一整天，或者更常见的是因为他们想要在一个特定的时间来使用房间，因此需要更早到达以保证访问。学生既可以呆在教室里，也可以将自己的个人物品留在教室里，以防止其他学生使用教室，从而有效地接管自习室。因此，沃尔什图书馆的自习室几乎总是被一小部分学生占据，剥夺了其他学生使用这些房间的机会。因此，一些学生完全不去图书馆，因为他们找不到他们合适的房间进行小组作业。总的来说，学生们认为RH目前的系统令人沮丧，效率低下。此外，该系统的不足促使个别学生以及福特汉姆大学的学生联合政府正式要求在RH实施团体自修室预订系统。
因为在RH研究房间的使用效率很低，在曼哈顿和溢价空间(LC)，相对更大的学生数量在LC比RH和直言不讳的渴望一个房间预订系统由美国学生会，LC图书馆员工选择来实现一个房间预订系统从2016年秋季学期。奎因学院的工作人员设想了一个系统，该系统能够满足学生的需求，有效利用图书馆的资源和空间，并能在相对较少的工作人员监督下半自动运行。
为了实现这些目标，他们组建了一个五人自修室预订工作组，成员来自LC和RH图书馆，包括流通工作人员、参考图书馆员和Fordham Access Services图书馆员。工作队的成员是由主管人员挑选的，之所以挑选他们，是因为他们具有技术能力，因为他们对这个项目表示了兴趣，也因为他们具有不同的专业背景。这个工作组调查了不同的预订软件，起草了小组自习室使用政策，选择并实施了这个系统，并在整个学期对系统进行了监控和实施。
由于RH的自修室使用效率低下，而曼哈顿(LC) 的空间充裕，LC的学生人数比RH多，并且学生联合会政府强烈要求建立房间预订系统员工选择从2016年秋季学期开始实施房间预订系统。奎因的员工构想了一种系统，该系统可以满足学生的需求，有效利用图书馆资源和空间，并且在工作人员监控较少的情况下实现半自动运行。
为了实现这些目标，他们组建了一个由五人组成的自修室预定工作组，成员来自LC和RH图书馆，成员包括流通人员，参考图书馆员和Fordham Access Services的图书馆管理员。工作队的成员是由主管人员挑选的，之所以挑选他们，是因为他们具有技术能力，因为他们对这个项目表示了兴趣，也因为他们来自不同的专业背景。该工作组研究了不同的预订软件，草拟了小组自习室使用政策，选择并实施了该系统，并在整个学期对系统进行了监控和实施。
文献评论
图书馆设计的现代趋势强调了房间预订系统的必要性，这种趋势越来越强调协同工作空间，以实现学生之间、学生与图书馆员之间的建设性互动，并不再强调图书馆作为停滞不前的知识宝库的过时模式。加强协作和积极的知识创造，图书馆正在转向学习共享的概念。信息或学习共享的概念是在互联网的引入及其为学习和研究而引入的变化的同时出现的。共享的该空间为学生提供了合作开展工作并参与非核心图书馆职能的机会。传统的或核心的图书馆功能指的是参考服务、订购书籍、订阅数据库和流通，而教育的新趋势强调合作学习和小组学习。换句话说，图书馆空间正在演变为积极的学习和学习空间，为各种活动而设计，这些活动“可能包括也可能不包括使用图书馆材料”。这些趋势要求图书馆通过促进社会交往和知识的轻松交流来拥抱和支持新的学习方式。
为了支持学习型公共空间，图书馆员必须承担倡导有利于公共工作的图书馆空间的责任。设计过程应由专业的规划师和建筑师进行，并在了解公用工作空间对用户和学生的重要性日益提高的情况下完成。
另外，为了顺应图书馆数字化的未来趋势，预订系统应该可以在线使用，并可以通过图书馆的主页轻松浏览。通过在线提供资源，图书馆可以满足学生的期望，他们认为大多数图书馆资源都是数字化的，并与图书馆和研究的整体积极数字化轨迹相匹配。无论使用哪种预订软件，图书馆在使用数字平台时都必须灵活，因为工作流程和系统会随着新技术的出现而变化。图书馆必须定期评估它们所选择的软件程序，以确保它们能够根据最新可用的技术和软件提供尽可能好的服务。
选择一个系统的标准
确定房间预订系统的标准应该是十分复杂的，需要由每个图书馆的用户组的具体需求来指导。查看其他房间预订系统策略提供的示例也很有帮助，以便更好地了解它们的功能及其局限性。例如，LC会议室预订工作组决定了一系列政策，这些政策由Fordham学生表达的需求决定，其他大学图书馆在其会议室预订系统中也采用了这些政策。例如根据用户类型和数量限制预订。每周的工作时间，以及工作队成员对学生使用模式的观察，他们每个人都以不同的能力与学生一起工作，因此能够对学生的行为提供不同的观点。与许多学术图书馆一样，除了有效地为学生群体服务外，费用和时间是两个主要的问题，工作队试图找到一个既节省费用又容易使用，而且易于执行和管理的办法。
除了时间和费用之外，预订系统的另一个主要考虑因素是学生的隐私。除了道德方面的考虑，奎因图书馆还受福特汉姆大学的授权，保护所有可识别的学生个人信息，如学生身份证号码和联系方式。大多数大学图书馆都会遇到类似的问题，在使用可能会暴露或危害学生数据的外部系统时，应格外小心。
在福德汉姆，特别工作组确定了以下最重要的特征:成本、时间和学生隐私。然而，除此之外，福特汉姆的理想预订系统将能够通过只接受当前的福特汉姆学生来自动调节预订，限制每天和每周的预订时间，阻止违反政策的学生，并通过电子邮件和短信(文本)向学生更新即将到来的预订。
当然，这些标准在不同的图书馆之间可能有所不同，但是应该提供一些关于房间预订系统的基本考虑。这种分层的方法使任务组能够优先考虑他们的主要关注点，同时仍然朝着理想的系统工作。
事实上，对于所有的图书馆来说，能够描述主要的和次要的关注点来选择最适合处理这些优先级的系统是很重要的。
客房预订系统选择
房间预订系统有多种选择。本文中列出的选项绝不是全面的，但它们确实提供了在成本和功能方面存在的大量选项。同样重要的是要注意，新的选项以一定的规律性出现。调查是否存在现有的机构认可的预订系统。如果存在这样的系统，你将有机会与机构中的其他人员和部门讨论该系统，他们将能够分享他们的经验和建议。此外，其他学术图书馆，尤其是为类似学生群体提供服务的图书馆，可以成为丰富的信息来源。最后，在考虑房间预订系统时，图书馆应始终牢记他们要实施的主要标准，以确保系统能够实现这些要求。
LC房间预订工作组根据福德姆大学其他小组的建议、其他学术图书馆使用的程序以及奎因工作人员希望实现的独特标准，考虑了许多不同的软件选项。尽管福特汉姆大学确实提供了全校范围的活动空间预订系统25Live，但由于确认时间太长，缺乏学生可及性以及图书馆工作人员无法管理或看书，工作人员并不认为这是一个可行的选择。相反，审议了下列备选办法:
谷歌日历
费用：$0/月
谷歌日历是Gmail/谷歌平台附带的免费应用程序，许多大学(包括福德汉姆大学)的教职工和学生已经在使用它。然而，对于还没有在谷歌平台上运行的大学图书馆来说，谷歌日历可能不是一个很有吸引力的选择。在谷歌日历约会时段中，很容易设置可定制的预订时间。使用它，学生必须填写了谷歌的电子邮件地址(在福特汉姆，这包括所有的电子邮件地址@fordham.edu)，这将很容易让员工识别独特的用户，同时为员工提供联系信息告知学生预订占用，大学关闭，预订提醒或其他信息。此外，通过使用一个通过电子邮件地址识别唯一用户的系统，图书馆可以避免因链接到包含学生敏感信息(如学生ID、电话号码等)的大学学生档案而损害学生隐私。然而，在谷歌日程表的诸多缺陷中，它无法自动调节预订，因此工作人员必须监控该系统，以确保学生只预订允许的课时，并确保他们使用大学电子邮件而不是个人电子邮件账户。统计和报告也不是由系统自动完成的。
基于Peoria Design Web16线上软件(由福特汉姆大学马洛尼法律图书馆使用)
费用:$1000 - $1200/年(根据用户数量和预订房间，以及技术支持水平)
这家小公司根据个性化的系统需求设计了一个预订平台。虽然目前很难在网上找到这家公司的信息，但它的房间预订系统的值得留意，因为马宏升福特汉姆大学法学院图书馆已经使用多年，以及员工在马宏升法学院图书馆系统非常热心，赞扬它的使用方便、响应迅速的优点。此外，在线网络软件在马洛尼图书馆使用它的四年时间里并没有提高其产品的价格。这个房间预订系统通过LDAP连接到学生记录数据库，LDAP连接是连接两个服务器的通用internet协议。福坦姆法学院(Fordham Law School)热情洋溢的评论让在线网络软件成为一个可取的选择;然而，潜在的成本，以及它需要与潜在的敏感学生信息相联系，如电话号码、学生证号码或个人地址，可能会证明对某些机构来说是一个缺点，就像对LC一样。
Booked Scheduler
费用：$10/月
Booked Scheduler是一个高度可定制的开源软件，并包含内置控件
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资料编号：[239606]，资料为PDF文档或Word文档，PDF文档可免费转换为Word
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