When yoursquo;re running projects, it often feels like people expect you to be superhuman. Executives and stakeholders expect instant project updates, or new resources added to the plan, or other resources shifted from the plan. There are constant changes in scope, changes in timeline and the project needs to be delivered on time and under budget.
All thathellip; and quality, too.
If yoursquo;re not trained in project management tools and processes, you can find yourself scrambling to create time-sucking spreadsheets and reports in Excel, or spending hours on the phone managing shifting resources, or scratching your head trying to figure out how to add that new feature requested by the CEO, all the while keeping the project on schedule.
Luckily, you donrsquo;t need to be a certified project manager to learn how stay in charge of your project and how to get the right tools to help you weather whatever storms come your way. The following five tips (plus our handy infographic!) will help.
Step 1: Define the Direction
Okay, really. How do you do this when the project is assigned to you?
Well, remember, just because someone else—the CEO, your boss, a client—asked for the project with specific targets in mind, doesnrsquo;t mean that they donrsquo;t expect you to run it the way you think is best! Formal project managers know that they have a mandate to pushback against stakeholders when the project scope is threatened; the organization depends on that point person to run the project and keep everyone else (yes, bosses included) on point.
So take up the mandate. Start with clearly identifying the vision, goals and deliverables for your project. Note the timeframes in which you need to have delivery. Figure out the resources available and which of those yoursquo;ll need for the project. Yoursquo;ll also be required to know what is “in scope” and what is “out of scope” (or define that by yourself for the team upfront). Think, too, about the overall benefits and costs in delivering the project. Note key milestones and what may be constraints in the project.
Ask yourself these and any other relevant questions regarding the project. Only after yoursquo;ve exhausted this preliminary overview and agreed on it with the leadership team, stakeholders and/or project sponsor, will you know what yoursquo;re supposed to achieve in the project.
Step 2: Create tasks with online tools
Okay, once yoursquo;ve done the due diligence above, yoursquo;re ready to start actually planning the project, and the only way to do that these days is with an online project management tool.
Bonus: Itrsquo;s 2015!
Itrsquo;s never been easier to plan projects and simplify your work. Wersquo;re biased of course, but look for tools that you can start using without training. Yoursquo;ll need to assign tasks and share the project with people of many different skillsets, so theyrsquo;ll need to be able to use it easily. Also, since you donrsquo;t know everything that can impact your project, make sure you have a tool that can help with your whole project, as it gets more complex down the line. In addition to task management, yoursquo;ll want to look for resource management, as well as reporting. You donrsquo;t want to have to graduate to a better tool midway through your project.
Now, to your tasks. Yoursquo;ll want to identify the groups of tasks that need to be done in order to build your project deliverables. For each of these tasks yoursquo;ll then have to break them down into subtasks to create what formal PMs call a Work Breakdown Structure (WBS). The WBS is just a hierarchical list of the tasks you need to accomplish on your project, listed in the order in which you need to do them, which in your online tool simply looks like this:
Next, assign a start and an end date to each of these tasks, and donrsquo;t forget to give each task a duration to adhere to your schedule.
Pro tip: Always give yourself a little cushion of extra-time, maybe 10 percent, to give yourself wiggle room in case of unforeseen difficulties. After that, plot some key milestones, any place that marks a major achievement in the lifecycle of your project. Milestones will help you remember good times for ordering pizza for a job well done.
Step 3: Link taskshellip; itrsquo;s really not that hard.
Now yoursquo;ll want to add links, or dependencies, between the project tasks yoursquo;ve selected above. Your project management tool will do this so easily, yoursquo;ll wonder why you didnrsquo;t do this before. The genius part is that the tool automatically adjusts the downstream task if the earlier task is delayed. It literally saves you time having to re-adjust schedules to accomodate every little change to the project.
There are a number of different link types, but experienced project managers are usually interested in finish-to-start links to make sure one task isnrsquo;t started until the one before it has been completed. Use the link method wisely: to keep the project achievable, only add these links between the tasks for which there is a critical dependency between them.
Step 4: Assign resources. These people will help you.
Well, the rubber is about to hit the road now. Yoursquo;re at the point where itrsquo;s time to start assigning resources. A resource, of course, may be a person, equipment, location or material. Yoursquo;ll want to attach a resource to each of the tasks on your list, sometimes more than one to a task, whatever it takes to complete that assignment.
Using your online tool, yoursquo;ll be setting them up as “users” in the system. How does this help you?
Well, they will update their own tasks when theyrsquo;re c
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当你在做项目的时候，你常常会觉得人们希望你成为超人。执行管理者和利益相关者期望即时的项目更新，或者新的资源添加到计划中，或者从计划中转移的其他资源。在范围、时间不断变化的同时，项目需要在预算之内按时交付。
所有这些.....还有质量。
如果你没有受过项目管理工具和过程方面的培训,可以发现自己忙于创建耗时的Excel中的图表和报告,或者花上几个小时在电话上管理转移资源,或绞劲脑汁地试图找出如何添加首席执行官要求的新功能,同时保持项目按计划进行。
幸运的是，你不需要成为一个有证明的项目经理来学习如何管理你的项目，以及如何获得正确的工具来帮助你度过任何出现在你身边的风暴。下面的5个技巧(加上我们的方便的信息图)将会有所帮助。
第一步:确定方向
好了,真的。当项目分配给你时，你是如何做到这一点的?
好吧，请记住，仅仅因为其他人——CEO、你的老板、客户——要求你以特定的目标来完成这个项目，并不意味着他们不希望你按照你认为最好的方式来做!正式的项目经理知道，当项目范围受到威胁时，他们的任务是拒绝利益相关者;组织依赖于该负责人来运行项目，并确保其他人(包括老板)都能按时完成任务。
因此，接受这个任务吧。首先要清楚地确定项目的远景、目标和可交付成果。注意您需要交付的时间框架。找出可用的资源，以及项目需要哪些资源。您还需要知道什么是“在范围内”，什么是“不在范围内”(或者预先为团队定义)。还要考虑交付项目的总体收益和成本。注意项目中的关键里程碑和可能存在的约束。
问问你自己这些和任何其他有关项目的问题。只有在您完成了这个初步的概述并与领导团队、利益相关者和/或项目发起人达成一致意见之后，您才会知道您应该在项目中实现什么。
第二步:使用在线工具创建任务
好吧，一旦你完成了上面的尽职调查，你就准备好开始实际计划项目了，而现在唯一的方法就是使用在线项目管理工具。
奖金:它的2015年!
计划项目和简化工作从来没有像现在这样容易。我们当然是有偏见的，但是要寻找不经过培训就可以开始使用的工具。您将需要分配任务，并与具有许多不同技能的人共享项目，因此他们将需要能够轻松地使用它。此外，由于您不知道会影响您的项目的所有内容，所以确保您有一个可以帮助您完成整个项目的工具，因为它将变得更加复杂。除了任务管理之外，您还需要查找资源管理和报告。您不希望在项目进行到一半时就必须掌握一个更好的工具。
现在，谈谈你的任务。您需要确定为了构建项目可交付成果而需要完成的任务组。对于这些任务，您必须将它们分解为子任务，以创建正式的PMs称为工作分解结构(WBS)的东西。WBS只是你需要在你的项目上完成的任务的一个层次列表，按照你需要做的顺序列出，在你的在线工具中看起来就像这样:
接下来，为每个任务分配一个开始和一个结束日期，不要忘记给每个任务一个持续时间来链接你的时间表。
小贴士:给自己一点额外时间的缓冲，也许是10%，给自己一点回旋的余地，以防遇到意想不到的困难。然后，绘制一些关键的时间表，任何标志着项目生命周期中重大成就的地方。时间表将帮助你记住为一份出色的工作订购披萨的好时光。
第三步:链接任务hellip;hellip;其实没有那么难。
现在，您将希望在上面选择的项目任务之间添加链接或依赖项。您的项目管理工具可以很容易地做到这一点，您会想知道为什么以前没有这样做。如果较早的任务被延迟，该工具将自动调整下游任务。它确实节省了您重新调整时间表以适应项目的每一个小更改的时间。
有许多不同的链接类型，但是有经验的项目经理通常对“完成-开始”链接感兴趣，以确保一个任务在完成之前不会启动。明智地使用链接方法:为了保持项目的可实现性，只需在任务之间添加这些链接，而这些任务之间存在着关键的依赖关系。
第四步:分配资源。这些人会帮助你的。
嗯，橡胶马上就要上路了。现在是开始分配资源的时候了。当然，资源可以是人、设备、位置或材料。您将希望为列表中的每个任务附加一个资源，有时为一个任务附加多个资源，无论完成该任务需要什么。
使用您的在线工具，您将把它们设置为系统中的“用户”。这对你有什么帮助?
他们会在完成任务后更新自己的任务。他们会填写时间表。他们将把项目文档链接到他们分配的任务。他们会对一项任务进行评论，而当你每次做出更改时，他们都会电子邮件提醒你。
专业提示:在分配资源时，要注意资源的分配，以颜色编码的方式监视它们的工作负载，如下所示:
不要将特定的资源过度分配给多个任务(黄色的资源几乎是过度分配的)。这将会给资源带来压力，以至于他们无法完成分配给他们的任务。
第五步:基线、实际情况和报告hellip;hellip;
更多的项目管理术语可能会让您运行，直到您意识到这些概念可以如何帮助您，以及它们已经如何嵌入到您的计划工具中。
唷。
一旦你制定了你的计划，你就会想要把它作为一个基准，以便以后能够将你的进度与最初的计划进行比较。通过记录你的实际进展，并将其与计划的进展进行比较，你就能很好地了解你是如何成功地坚持你的计划的。然后你的项目仪表盘显示了漂亮的快乐的颜色，就像左边的进度表:
你每天需要做的就是记录你在每个任务上花费的时间，同时记录新的计划开始和完成日期，以及监控整个项目的完成日期。记住，在项目的生命周期中报告进度。通过定期更新您的项目计划与您的实际进度，您可以控制和管理您的项目交付，并满足您设置的关键目标。
现在每个人都是项目经理。如果你被分配了一项从头到尾的任务，不管你的头衔或工作描述如何，你都是一个项目经理。
但是你要做什么才能完成你从来没有要求过的任务，或者更重要的是，你训练过的任务?要计划、监视和完成任何项目，都需要遵循一些简单的规则，但是让我们从头开始。
为了有一个成功的项目，你必须有一个成功的项目开始。听起来很有道理，确实如此。你想让你的项目有一个最好的开始，下面的5个技巧将帮助你有一个好的开始。
你花了很多时间准备一个详细的项目计划，你知道它准确地代表了你要做的一切。然后发生了一些事情，你必须改变它。感觉你做的所有这些工作都是白做的。你制定了一个完美的计划，但你几乎还没有开始这个项目，就出现了一些问题，把它搞砸了。
事实是:每个人都会这样。项目经理必须随时更新他们的计划。正如老者赫尔穆斯·冯·莫尔克所说:“没有任何计划能在与敌人接触后幸存下来。“拥抱改变的需要，今天就更新你的计划!”这是如何。
1. 承认改变是好的
首先，要认识到，一旦项目发生更改，您的计划就必须更改以适应这些新需求。您正在修改计划以反映新的需求，这是一件好事。做出改变很容易，因为你已经投入了大量的工作来确保你的计划处于良好的状态。
2. 确定变化
清楚地确定正在考虑的变更。它可能来自团队成员、客户或项目发起人。确保你完全理解他们想做什么。许多企业使用一个简短的变更请求表单来捕获细节和为什么需要变更，但是实际上，变更请求以多种格式到达项目经理的门口。这些可能包括电子邮件和讨论。
无论您接收到什么信息，您都应该将更改记录在文档或在线项目管理工具中。以下是每次更改都要记录的重要细节:
- 更改名称
- 变更的详细描述，包括变更项目请求背后的业务理由或原因
- 发起改变的人的名字(想出这个主意的人)
- 从项目团队分配到管理变更的人员的名称
- 提出更改日期
您现在正在有效地管理需求的变更。只要把它们写下来就可以帮助你控制你的项目范围。它有一个切实的商业利益:PMI的研究报告指出，项目预算中每一美元中有5.1美分是由于糟糕的需求管理而浪费的。当项目以准时和低于预算来判断时，那5%可以决定你项目成功的机会。同一项调查中，只有33%的受访者表示他们在管理变革方面表现良好。
接下来要做的事情是继续以受控的方式改变你的项目计划。
3.回顾变更的影响
当您清楚地知道需要什么变更时，您就可以计算出它将如何影响您的项目。可能会影响多个范畴，包括:
- 项目预算:节省成本或额外支出
- 需求或好处:变更可能带来额外的好处或减少现有的计划好处
- 时间尺度:额外的任务意味着更多的工作和对关键项目日期的更改
- 资源:您现有的团队是否具备完成更改的技能
- 风险:变更可能导致新的风险或对现有风险的更好管理
也可能有其他原因来实施这种改变，比如法律或监管要求，这意味着它必须发生。将所有信息放在一起，您就可以评估更改的影响和优先级。
首先，考虑使用低、中、高排名的影响。一个将从根本上改变你的项目计划并需要大量新资源的变更将是非常高的。只增加一天工作时间的工作效率会很低。
然后考虑优先级。这对项目有多重要?从交付业务利益的角度考虑问题，并对照您的业务案例和项目章程进行检查。使用低、中、高分类根据优先级对变更请求进行排序。您的项目发起人出于法律原因要求您做的事情显然是很高的。一些很好的东西应该是低的，可以在这里记录下来，这样你就不会忘记这是个好主意。
专业提示:这种评估本质上是主观的。准备好促进持不同观点的利益相关者之间的讨论。提出这一改变的人通常会说，这很容易做到，影响小，优先级高，但请相信您的专家!保持你的评估尽可能的客观，这样你就能完全理解所涉及的内容，并且能够有效地管理利益相关者的期望。
4. 做决定
现在，您已经获得了决定是否继续进行此更改所需的所有数据。你的选择是:
- 现在就批准进行更改
- 批准变更时要附加一些注意事项或特殊条件，比如“必须在月底前完成”
- 将更改推迟到稍后讨论或实现
- 拒绝改变
无论结果如何，你都需要让提出改变的人知道发生了什么以及为什么。您还必须通知项目团队，以便他们知道是否应该计划并执行任何其他任务。
更新您的项目管理软件，使其包含变更工作应在何时完成的日期。这将帮助您监视进度，并检查正在及时处理的更改。
专业提示:如果是一个小的改变，你可以让你的项目赞助商口头或电子邮件做出决定，这并不需要很大的讨论。对于任何重要的事情，在项目委员会或指导小组会议期间做出决定，并将其记录在会议记录中。
5. 更新项目进度
将新任务添加到项目计划中，使用步骤3中的信息来构建评估。为该工作分配资源，并更新任何其他文档，以便您的记录完整，特别是您的项目预算。
当工作完成时，将任务标记为在项目计划中完成的任务，并返回到更改日志中，以记录已解决更改的日期。记下所做的事情，这样你就有了工作的记录，以及任何其他可能对团队未来有用的记录。
6. 分享你新的项目计划
让团队意识到这些变化，并将它们指向您的在线项目管理软件，以查看最新的工作。让每个人都知道你的计划是完美的!至少现在hellip;
第一步:创建你的团队
你不能承担这个项目的全部责任。你可能不擅长完成工作所需的每一门学科，所以你需要并招募一个有才能、目标明确的团队来帮助你完成需要做的事情。
从您的项目发起人开始，即发起这项工作的人，并挖掘他们对团队中需要的人员的专业知识。他们很可能已经对谁是合适的人有了强烈的看法。向这些潜在的团队成员做自我介绍，了解他们，了解他们在项目中可能扮演的角色。这种尽职调查将有助于你为项目规划有效的工作量。
不过，不要在这方面拖拖拉拉，因为速度对聚集团队至关重要。您将需要讨论项目并定义您的总体目标，因此您将希望快速检查您的列表。
第二步:列出你的任务清单
如果抽象地处理这个项目，可能会感到难以承受，这就是为什么项目经理是实际的人。通过将工作分解成更小的任务，一个大项目就变成了一个可管理的项目。
与您的团队一起，准确地写下需要做什么，并将所有这些任务作为资源列出，以开始并了解在项目的生命周期中需要哪些可交付成果。
您希望您的团队参与到这一步中来，原因与您当初组织他们从事项目的初衷相同，即他们的知识。它们将帮助你创建一个全面的任务列表。您最不希望发现的是，您错过了在项目中期分配任务。
有一些软件工具可以帮助解决这个问题，例如ProjectManager.com提供的工具，它提供了任务跟踪功能。这允许您从其他应用程序上载任务列表，这节省了时间，而且还允许您与其他应用程序共享任务列表，而不用使用更笨拙的电子邮件方法。
第三步:制定项目计划
任务列表完成后，现在需要对这些任务进行调度。计划就是简单地把你的任务和日期分配给他们，以便看到他们需要完成的顺序。
调度时可以做的另一件事是在任务之间添加依赖项。通过这样做，您可以将任务链接起来，并可以看到后续任务按时完成需要立即关注哪些内容。如果您对这些任务的顺序有任何疑问，不要
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