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帮助小型企业创业公司避免在QUICKBOOKS会计
软件中出现重大错误
陶森大学Andrew Schiff，
陶森大学Joseph Szendi
摘要
QuickBooks会计软件的发行人声称，这是一款操作足够简单，企业家不需要特意训练就可以掌握的软件。然而，很多会计专家发现QuickBooks的使用者经常缺乏对软件操作的充分理解，也不能正确地了解有关交易记录的相关会计概念。因此软件的发起人通过他们的外部咨询活动，对超过五百个小型企业家进行了QuickBooks会计软件的操作训练。通过这些活动，我们发现了14个QuickBooks用户最容易产生的会计软件相关的错误。这篇文章的目的就是为了分享有关QuickBooks的企业使用者和建议顾问的发现，以此来提高交易准确性和财务报表以及其他财务报告的准确性。
介绍
作者通过他们的外部咨询活动，在过去的10年中为500多名小企业创业者提供了使用QuickBooks会计软件的培训。 这些设置包括成人教育课程，电话会议，由小型企业管理局赞助的培训项目，以及小组会议。 已经使用了各种教学材料，包括Craig（2009），TLR（2010）和其他产品。 作者一致认为，虽然大多数参与者能够正确完成基本数据输入任务，但他们往往无法掌握正确使用QuickBooks并产生准确结果所必需的各种基本概念和程序。 这些概念和程序中的大部分都与QuickBooks本身的操作有关，而其余部分则涉及适当的会计实践。 本文的目的是与使用QuickBooks的企业家和咨询顾问分享这些发现和适当的纠正措施，以便他们能够提供更准确的会计记录和财务报告。
面向小型企业的会计软件供应商经常大肆宣传他们的产品对于终端用户来说操作的简单程度。 有很多供应商为这个市场提供服务（Bums，2006; Elikai，Ivancevich＆Ivancevich， 2007 ），但 Intuit 的 QuickBooks 主宰了在美国零售商店购买的小型商业会计软件市场（Needleman ， 2008 ）McCraigh （ 2000 ）指出： “ 作为非会计师专用会计软件，QuickBooks大大简化了会计流程”，Perry（2006）声称“QuickBooks使用起来非常简单，以至于只有很少或没有会计背景的人都可以使用”Christensen，等人 （2003）将QuickBooks描述为“颠覆性创新”。来自会计软件供应商的营销则倾向于强化这一说法。 例如，Intuifs网站指出，QuickBooks用户可以快速设置和运行，并且可以“根据自己的需要在您自己的时间内根据自己的需要准备好QuickBooks技能”。 在其他地方，它表示 QuickBooks Online 被设计为 “ 尽可能容易使用 ” “你不需要知道会计”（http：//oe.quickbooks.com）。
这些简单的说法对小企业主很有吸引力，他们没有时间或兴趣去了解会计或会计软件操作的细节。 正如Mucha-Aydlott（2003）所言：“许多小企业主或新企业家都是从头脑开始创业，他们的产品或服务......坦率地说，大多数人不喜欢会计。”然而，这些人往往是完全不同的。 Sleeter（ 2005）发现许多小企业 “ 现在都在使用某种类型的会计软件，通常是QuickBooks，他们雇用簿记人员（通常只需很少的会计技能）来完成数据录入。 缺乏技能不可避免地导致QuickBooks数据出错，导致管理信息不佳。“Scott（2006）引用QuickBooks顾问的话说：”聘请一个好的QuickBooks人员非常困难。 你必须有一个强大的会计背景......我不得不说，大约一半的工作真的与会计相关，并且在软件中使用这些功能。“McCraigh et al。（ 2000）认为在没有充分理解其特征和功能的情况下不能正确运行会计软件包。 Long （2007年）Schiff等人（2009）分析了提交给两个流行QuickBooks用户组讨论论坛的1,000个问题。 他们发现，这些问题中的很多都表明对软件的运作，会计概念和程序以及相关问题缺乏基本的了解。 Crawford and Long（2011）写道：“会计专业人员表示，他们的计费时间中有60％花费在故障排除或更正客户数据文件上。”
背景
占有90％的美国小型商业会计软件市场的QuickBooks已经做出了最积极的尝试，以吸引没有会计知识的终端用户。 与其他更传统的会计软件包相比，QuickBooks包含许多有助于其普及的独特功能（其中一些随后被竞争对手复制）。其中最重要的是以下几点：
-
- 主界面围绕日常商业活动进行组织，而不是传统的会计日记账和分类账
- 使用英文命令，而不是会计术语，如“借方”和“贷方”
- 错误可以很容易地删除，并且不必通过更正交易来“清零”
- 所有的交易都被合并成单一的日记账，而不是在传统的会计日记账中分开
- 称为“注册”的独特窗口可以使某些交易更有效地进入
- 在开始新的一年之前的每个财政年度结束时，会计记录不必“封存”
- 各种工资税纳税申报表可以自动打印，个人账户可以与年终所得税申报表相关联
- 诸如网上银行和信用卡授权之类的附加应用可与会计软件集成以提高交易处理效率
- 不同版本的QuickBooks已经为特定行业或多个用户定制
但是，尽管QuickBooks与其他会计软件相比简单易用，而且与其他会计软件相比，QuickBooks的简单性和用户友好性更突出，但程序及其底层设计如何使其使用起来更具挑战性，可能会从第一印象中显而易见。 如上所述，许多作者已经注意到QuickBooks用户面临的挑战。 此外，培训和技术手册的扩散，包括上述和其他内容（Biafore，2012; Madeira，2011）; 由 Real World Training和QBExpress等公司提供的实时培训研讨会; 培训DVD（AExpert Systems， 2012; TeachUcomp，2012）。
如上所述，QuickBooks的用户友好界面和可用的培训手册使大多数人可以学习如何正确输入基本交易数据。 当出现错误时，通常是由于对QuickBooks使用的术语，QuickBooks程序的逻辑以及缺少只能通过多年专业经验才能获得的实用知识的不完全理解而导致的。 尽管每位企业家在使用QuickBooks方面的经验在某种程度上都是独一无二的，但我们已将调查结果总结为培训师，将其纳入我们认为可能影响企业家会计记录和财务报告准确性的14个最常发生的错误。 下面列出的错误按设置和使用QuickBooks时可能遇到的大概顺序显示。 首先列出每个错误的简要解释，然后提出如何避免这种错误的建议。 这些建议是在这样的假设下编写的，即本文的读者将为企业家提供建议，但他们也可以由企业家自己轻松理解和实施。
发现
- 收入和费用帐户
QuickBooks通过为许多不同类型的行业包含模板来简化为业务创建帐户的任务。 然而，大多数企业家，特别是那些刚刚起步的企业家，缺乏专业知识来调整这些账户的具体业务。 收入和费用帐户尤其如此。 因此，新账户在即席账户基础上添加，所产生的账户图表缺乏逻辑结构。
解决这个问题的最简单和最有效的方法是，企业家首先创建收入账户，以匹配他们如何选择跟踪他们的收入（例如食品，饮料和餐饮餐饮）。 之后应该创建相应的货物成本销售和库存帐户。 这样做将为记录库存的采购和销售提供一致的结构。 即使是服务型企业也应该创建相匹配的商品销售和库存帐户，因为我们发现许多服务企业在扩张时开始购买和销售产品。
- 开始日期
为新业务创建会计记录时，QuickBooks会要求用户输入开始日期。 然而，许多企业家误解了这个术语的含义。 这不是企业开始运营的日子，而是将会计记录转移到QuickBooks的那一天。 因此，这个词的含义应该向企业主明确。 另外，如果开始日期是除1月1日以外的任何日子，则可能有
（ i）开始日期之前的非 QuickBooks会计记录
（ ii）开始日期之后的QuickBooks会计记录。
在这种情况下，企业主通常应该寻求会计师的协助，将两组会计记录结合起来以创建整年的财务报表。
- 客户，供应商和库存科目的期初余额
每次创建新的客户，供应商或库存项目时，QuickBooks都会要求提供期初余额。 这是客户欠付供应商或在开始日期（将会计记录转移到QuickBooks的那一天）之前所欠的金额。 然而，许多企业家错误地认为，期初余额是向客户首次销售的金额，来自供应商的第一笔帐单或首次购买库存。 如果这些第一笔交易中的任何一笔交易在开始日期之后发生，但是被输入到期初余额框中，则当年的财务报表将不正确。 因此，开放平衡框的含义应向企业所有者明确说明，并且还应告知他们，如果他们没有足够的正确金额，以后可以随时将其作为常规交易进行输入。
- 不同类型的项目
在QuickBooks中，与其他会计软件不同，不可能将销售直接记录到会计记录中。 首先需要创建一个名为Item的东西，然后出售它。 该项目链接到收入账户，该账户将因销售而自动增加。 更为复杂的事实是，（i）有不同类型的物品（见图1），和（ii）虽然有必要通过销售物品来记录销售，但并不总是需要通过购买来记录购买一个物品。 这对许多QuickBooks用户造成持续混乱。
为了帮助企业家尽可能轻松地理解产品的概念，他们应该被告知他们主要只销售三种类型的产品。 这些将是（一）服务，销售服务，（二）非库存零件，销售的产品没有运行总量的手头保存，和（三）库存零件，出售保持现有数量的运行总量的产品。 下面将进一步详细讨论在这些不同类型的项目之间进行选择的后果。
- 创建太多项目
大多数培训指南错误地引导企业家相信他们应该为他们出售的每种服务或产品创建一个项目。 对于一个典型的小型企业来说，这可能会导致创建数十个甚至数百个项目，这些项目通常比业主需求更详细，并且会降低交易处理速度。 为了缓解这个问题，应该告诉企业主，他们可以通过创建几个“全部目的”项目开始，其中每个项目都与特定的收入账户相关联（例如“食品销售”，“饮料销售”和“餐饮销售”）。 所有者可以反复出售这些“全部目的”物品，同时适当修改描述和销售价格。*只有在跟踪个别服务或产品的销售情况时才是重要的（例如“鱼子酱”会是创建该服务或产品的项目是必需的。
*它们应该是服务项目或非库存项目，这将在下面进行更详细的说明。
- 忽视更简单的定期清单方法
正如大多数培训指南引导企业家相信他们应该创造许多物品一样，他们还指示所有者维持每种产品的库存量（即永续库存方法）的总量。 但是，大多数小企业主都是熟悉他们卖的东西，并且在实践中用快速的物理计数来确定手头的数量。 要求所有者将每件产品的购买和销售记录在会计记录中以保持运行总量是多余的，耗时且通常不正确。
通过建议企业家将每个“多用途”产品项目和每个不需要维护运行总额的单个产品项目设置为非库存部分，可以避免此问题。 业主将能够照常记录这些产品的销售情况，但不需要记录所购买的个别产品。 相反，业主可以遵循更简单和广泛使用的小企业惯例，即只将采购总额记录到会计记录中。*然后他们可以根据需要确定每个产品的库存数量和实际数量（即，周期性的库存方法）。
*通过点击费用标签（见下面）并选择库存或销售成本账户来完成。
- 费用标签与项目标签
当使用写入支票或输入账单等窗口记录现金或贷记购买时，所有者必须先选择购买是“费用”还是“项目”，然后再将交易记入相应的账户。 这可能是混淆的原因，因为费用选项卡实际上是指以现金或信用购买或支付的任何物品，但不包括（i）物品或（ii）从供应商处支付账单。 因此，费用选项卡不仅可用于记录业务费用，还可用于记录资产购买（例如耗材或设备）或支付非应付账款负债（如汽车贷款或抵押）。 为了最大限度地减少在记录后一类交易时出现混淆和可能出现的错误，应该告知企业家，“费用”选项卡用于记录大多数购买或现金支出，而不仅仅是用于日常运营支出的支出。
相比之下，通常会选择物料选项卡来记录企业家想要维持运行总量（库存部件）的产品的购买量。 要记录企业家不希望维持运行总计的产品的购买（非库存件），应选择费用标签，并将采购记录到库存或销售成本科目中。 （注意：在其他情况下，可能会选择“项目”选项卡，但它们更先进，不太典型。）
- 库存运行总量不正确
企业家经常抱怨的是，QuickBooks销售的产品的运行总量与他们现有的实际数量不匹配。有几种方法可以最大限度地减少这个问题，并有望消除。 第一，
为了减少发生此类问题的机会，建议企业家只有在有良好的商业原因时才建立想要保持运行总量的产品（库存件）。 在大多数情况下，这将是更有价值的产品或具有序列号的产品。
其次，企业家应该被告知仅在QuickBooks窗口中记录此类产品的销售和购买，这些窗口中包含一个用于选择项目的框，而不仅仅是帐户名称和编号。 如果他们没有选择正确的项目，其运行总量将不会被正确更新。 包含项目框的窗口示例包括创建销售发票以及为
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