Knowledge management in a public organization: a study on the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer
Syed Omar Sharifuddin Syed-lkhsan and Fytton Rowland
Abstract Relatively little study has been performed on knowledge management and knowledge transfer in the public sector, and even less in the developing countries. This paper investigates the relationship between organizational elements and the performance of knowledge transfer. Five main independent variables were identified - organizational culture, organizational structure, technology, people/human resources and political directives - and these were tested against creation ofknowledge assets and knowledge transfer performance using the Spearman rank test Tacit and explicit knowledge were also tested against knowledge transfer performance. To achieve an in-depth empirical study, the Ministry ofEntrepreneur Development of Malaysia was chosen fora case study. The findings are based on replies to a questionnaire survey done from September to December 2001. The results reveal that there are significant relationships between some ofthe variables and either the creation of knowledge assets or the performance of knowledge transfer. Therefore, it is necessary for organizations to consider some of the elements that show a relationship between the tested variables in implementing a knowledge management strategy in an organization. However, certain variables that did not show any relationship should not be ignored totally, as they are still very important for some organizations.
Keywords Knowledge management, Malaysia, Public sector organizations
Introduction
The creation and transfer of knowledge in an organization has become a critical factor in an organization#39;s success and competitiveness. Many organizations are now concentrating their efforts on how knowledge, particularly tacit knowledge that exists in the organization, can be transferred across the organization. In studies done in various organizations, Dixon (2000, pp. 17-31) found that the two main knowledge activities that need to be balanced are the creation of knowledge (referred to as common knowledge) and the transferring of knowledge across time and space.
What is knowledge transfer? Major and Cordey-Hayes (2002, p. 411) see a transfer of knowledge as a conveyance of knowledge from one place, person, ownership, etc., to another. It involves two or more parties and there has to be a source and a destination. Generally, when something is being transferred, someone will gain it and someone else will lose it. However, knowledge, which is regarded as an intangible asset, is different from tangible assets. Tangible assets tend to depreciate in value when they are used, but knowledge grows when used and depreciates when not used (Sveiby, 2001, p. 346). This means that knowledge will keep on
“ Knowledge transfer requires the willingness of a group or individual to work with others and share knowledge to their mutual benefit.
growing whenever a person shares the knowledge that he/she has; when someone transfers their knowledge, they do not lose it.
Knowledge transfer requires the willingness of a group or individual to work with others and share knowledge to their mutual benefit. Without sharing, it is almost impossible for knowledge to be transferred to other person. This shows that knowledge transfer will not occur in an organization unless its employees and work groups display a high level of co-operative behavior (Goh, 2002, p. 25). Knowledge is transferred not only from individual to individual but also involves lsquo;lsquo;individual to a team orgroup, team or group to individual, or team or group to team or group' (Bender and Fish, 2000, p. 130). According to Davenport and Prusak, knowledge transfer involves two actions which are lsquo;lsquo;transmission (sending or presenting knowledge to a potential recipient) and absorption by that person or group' (Davenport and Prusak, 1998, p. 101). They further stress that lsquo;lsquo;transmission and absorption together have no value unless they lead to some change in behavior, or the development of some idea that leads to new behavior' (Davenport and Prusak, 1998, p. 101).
Although knowledge transfer is very important in an organization, Jacob and Ebrahimpur (2001, p. 75) believe that the actual transfer of knowledge within organizations still remains a problematic issue for managers. Organizations should identify where tacit and explicit knowledge resides when designing strategies, in order to ensure that knowledge is created and transferred to the right individuals. However, knowledge, particularly tacit knowledge, is very difficult to transfer. Argote argues that one of the reasons why knowledge is difficult to transfer is because lsquo;lsquo;some of the knowledge acquired thorough learning by doing is idiosyncratic to the particular constellation of people, technology, structures and environmental conditions' (Argote, 1993, p. 42).
Study of knowledge management in a public organization
Although knowledge management has been widely discussed by many academics and practitioners, there is relatively little information on knowledge management as found in the public sector. Examples of studies done in public organizations include benchmarking of knowledge management (Syed-lkhsan and Rowland, 2004), knowledge sharing (Liebowitz and Chen, 2003), knowledge management initiatives (Shields et a/,， 2000) and knowledge management practices, particularly in decision making and situation handling (Wiig, 2002).
In an empirical study in a public organization in Malaysia, Syed-lkhsan and Rowland (2004) investigated and examined the availability of a knowledge management strategy in the Ministry of Entrepreneur Development of Malaysia. They also examined perceptions on the benefts, problems, responsibilities and technologi
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公共组织中的知识管理：组织要素与知 识转移绩效的关系研究
赛义德奥玛尔SalIFUDIN赛义德LKHSAN和Fyton罗兰
摘要
公共部门知识管理和知识转移的研究相对较少，发展中国家的知识管理和知识转移研究相对较少。本文研究了组织要素与知识转移绩效之间的关系。确定了五个主要的独立变量：组织文化、组织结构、技术、人员/人力资源和政治指令，并利用斯皮尔曼秩检验默契和ExcI对知识资产和知识转移绩效进行了测试。还测试了CIT知识对知识转移绩效的影响。为深入实证研究，选取马来西亚省企业家发展部为个案研究对象。调查结果基于对九月至2001年12月进行的问卷调查的答复。研究结果表明，部分变量与知识资产的创造或知识转移绩效之间存在显著的相关关系。因此，组织有必要考虑在组织中实施知识管理策略的测试变量之间的关系。然而，某些变量不显示任何关系不应该被完全忽略，因为它们仍然是非常重要的一些组织。
关键词:知识管理，马来西亚，公共部门组织
介绍
组织中知识的创造和转移已经成为组织成功和竞争力的关键因素。许多组织正在集中精力研究如何在组织中传递知识，尤其是组织中存在的隐性知识。在各种组织中进行的研究中，狄克逊（2000，pp.17-31）发现需要平衡的两个主要知识活动是知识的创造（称为共同知识）和知识在时间和空间上的转移。
什么是知识转移？少校和Cordey Hayes（2002，第411页）看到知识的转移，作为知识从一个地方、人、所有权等传递到另一个地方。它涉及两个或更多的政党，必须有一个目的地和一个目的地。一般来说，当某事物被转移时，有人会得到它，而其他人也会失去它。然而，被视为无形资产的知识不同于有形资产。有形资产在使用时倾向于贬值，但当使用时知识增长，未使用时贬值（Svibe，2001，第346页）。这意味着知识将继续存在。
“知识转移需要一个群体或个人愿意与他人共事并分享知识，以实现他们的共同利益。
当一个人分享他/她所拥有的知识时，他就会成长；当某人转移他们的知识时，他们就不会失去。
知识转移需要一个群体或个人愿意与他人合作，并分享知识为他们的共同利益。没有共享，知识就几乎不可能转移到其他人身上。这表明知识转移不会发生在组织中，除非其雇员和工作组表现出高水平的合作行为（GOH，2002，第25页）。知识不仅从个人转移到个人，还包括“个人到团队或团队，团队或群体到个人，或团队或群体到团队或群体”（Bender和FISH，2000，第130页）。根据Davenport和普鲁萨克，知识转移涉及两种行为，即“传递（向潜在的接收者发送或呈现知识）并被该人或群体吸收”（Davenport和普鲁萨克，1998，第101页）。他们进一步强调，“传播和吸收是没有价值的，除非它们导致行为的某些改变，或者导致新行为的一些想法的发展”（Davenport和普鲁萨克，1998，第101页）。
虽然知识转移在组织中是非常重要的，但是雅各伯和ErabHimPurr（2001，第75页）认为组织内部知识的实际转移仍然是管理者的一个问题。组织应该在设计策略时识别隐性知识和显性知识，以确保知识被创造并转移给正确的个体。然而，知识，特别是隐性知识，是很难转移的。ARGOTE认为知识之所以难以转移的原因之一是因为“一些通过实践而获得的知识对人类、技术、结构和环境条件的特定星座是特殊的”（ARGOTE，1993，第42页）。
公共组织知识管理研究
虽然知识管理已经被许多学者和实践者广泛地讨论，但是在公共部门中发现的知识管理的信息相对较少。在公共组织中进行的研究的例子包括知识管理的基准（Syed lkhsan和罗兰，2004），知识共享（Liebowitz和陈，2003），知识管理倡议（SeldDS et a/，2000）和知识管理实践，特别是在决策中。和情境处理（WIIG，2002）。
在马来西亚的一个公共组织的实证研究中，Syed lkhsan和罗兰（2004）对马来西亚企业家发展部的知识管理战略的有效性进行了调查和研究。他们还研究了对组织中知识管理所带来的好处、问题、责任和技术方面的看法。还讨论了鼓励和限制知识产生和知识共享的问题。研究表明，目前该部没有任何具体的知识管理战略。然而，它表明，在该部的知识是可用的，并嵌入在该部的程序和政策，工作手册程序，ISO 9002，案卷文件，工作流程和数据库。其他相关的结论是，大多数员工仍然认为，部门负责人或部门/单位负责人是负责管理部门知识的人。只有48.3%的人认为管理部里知识的责任应该是每个人的工作。为了成功，特别是在向公众提供服务时，所有员工都应该负责管理组织中可获得的各种知识。
Liebowitz和陈（2003）对公共部门组织的知识管理问题进行了另一项研究。在他们的研究中，他们研究了知识管理如何建立和培养组织中的知识共享文化。Liebowitz和陈（2003，第422页）发现政府的知识共享具有一些独特的挑战。他们发现政府机构通常是分级和官僚组织，使知识共享困难。Liebowitz和陈争辩说，大多数人似乎不愿意分享知识，因为他们通过知识是权力范式来“保持知识接近他们的心”（2003，第422页）。
另一个关于公共部门组织知识管理的研究项目是由SeldS等人进行的。（2000）来自加拿大卡尔顿大学。这项研究由加拿大社会科学和人文研究理事会资助，试图分析加拿大联邦服务中的知识管理举措以及知识经济对公共服务工作的影响。研究的主要发现之一是，知识和信息倡议本质上是政治的，对不同的公务员和不同的客户群体和公众成员的影响是不均匀的。
WIIG（2002）还对公共行政中的知识管理进行了全面的研究。Wiig研究了知识管理在公共行政中的重要作用，特别是在四个主要领域中（WIIG，2002，第224页）：
加强公共服务的决策；
帮助公众有效参与决策；
建立具有竞争力的社会智力资本能力；
发展知识管理工作队伍。
Wiig认为，公共行政的全面知识管理和公共行政支持是十分重要的。有了这样一种方法，“社会就可以繁荣起来，通过使人民和机构更聪明地工作来提高其生存力”（WIIG，2002，第238页），而且给予福利和提高公民的生活质量。
研究背景
为了获得实证数据，作者选择了马来西亚的企业家发展部（MED）进行案例研究。该部于1995年5月8日成立，承担公共事业部的全部职责。该部的使命是创造和发展真正的企业家，他们将是高质量的，并且在所有经济部门都有弹性、成功和竞争。该部还负责培养马来西亚人的企业家文化。该部雇用约550名员工，从事规划（政策）和规划发展、商用车许可证、民用承包商服务、项目和项目开发、监测特许经营和供应商计划、创业培训计划和企业家发展计划（M）。ED年度报告，1999）。
为了这项研究的目的，数据通过问卷调查收集到分布在一级到六级（在新的数字系统下）的204名受访者中，在总部和地区和州的办公室。超过75%的问卷被归还和分析。
研究模型
影响知识管理项目和战略的两个关键因素是组织内知识资产的创造和知识转移。为了有一个有效的知识管理策略，一个组织应该“包括组织所做的一切使企业获得知识”（DooGuue等人，1999，第48页）。多诺休等。强调“有效的知识管理需要许多组织要素——技术、人力资源实践、组织结构和文化的结合”，以确保正确的知识同时带来rsquo;（DooGuue等人，1999，第48页）。这与鲁宾斯坦提出的方法是一致的。
蒙塔诺等。（2001年A），强调知识管理战略应该包括整个知识管理过程，即人、技术基础设施和知识共享的文化。这些因素有助于制定本研究的概念框架。
公共部门知识管理的信息相对较少，尤其是在马来西亚。随着马来西亚政府越来越关注创建一个知识化的社会，了解已经嵌入组织的业务过程中的知识的性质，以及如何将知识作为COM的重要组成部分是非常重要的。有利的优势除了对嵌入式知识的理解外，还没有发现关于如何在公共组织中创建知识和信息并在个人之间传递的研究。基于DONGOHUE等人提出的组织要素。（1999）和Rubenstein Montano等人。（2001）提出了五个主要因素来探讨特定变量与知识资产创造之间的关系，并解释了知识转移的表现，特别是对马来西亚企业家发展部的应用。IA。其中四个是技术、人员/人力资源、组织结构和组织文化。我们还确定了另一个新的要素，这对于任何公共部门组织来说也是重要的，即它的政治指示。作者认为，管理这五个组织要素是非常重要的，特别是如果政府想要在公共组织中实施知识管理战略。如果所有五个变量都可以有效和有效地管理，知识可以很容易地在部门中创建和传输。概念框架的示意图如图1所示。
因变量
本研究的因变量是知识转移绩效和知识资产的创造（以下简称“知识资产”）。然而，知识资产也被认为是知识转移绩效的一个独立变量。
知识转移的表现-从一个单位到另一个单位转移知识的能力已经发现有助于组织绩效。SviBee（2001，第347页）认为，在个人之间转移的知识不仅有益于组织，而且也有助于提高参与过程中的个人的能力。为了这些目的，组织中的知识转移被定义为“一个单元（例如，组、部门或部门）受另一个经验的影响的过程”（Argote和英格拉姆，2000，第151页）。知识可以以多种方式传递。根据Svibe（1997），知识可以间接地通过媒体或直接从人到人（Svibe，1997，P. 49）传递。为了深入研究教育部知识转移的绩效，我们提出了三个主要问题：
教育部的知识转移速度有多快？
知识传递的准确程度如何？
知识有多可靠
知识的快速传递是需要识别的最重要的因素。根据布拉德古德和Salisbury（2001，第59页），知识转移可能通过更快地将知识部署到能够使其受益最多的组织的某些部分而获得优势。Davenport和普鲁萨克（1998，第103页）将速度指的是知识在组织中移动的速度。在适当的基础设施中，组织中的个人很可能更快地获取信息并做出更快的决定。
然而，只有速度才能解决问题，除非知识在适当的时间被转移到合适的人身上。阿拉维和Leidner声称，知识管理在组织环境中最重要的方面是“知识转移到需要的地方，并且可以被使用”（阿拉维和莱德纳，2001，第119页）。TEEX（2000，第38页）断言，“在关键的员工头脑中被困在文件抽屉和数据库中的知识，如果在正确的时间不提供给合适的人，就没有什么价值”。如果信息和知识可以更快地转移，但到达错误的人，这将导致更多的问题，任何公共组织。基本上，组织中的知识资产通常不会有效地流向目标群体，即使是在同一组织中。
第三个维度还需要考虑的是组织中知识的可靠性。公共部门组织中的数据、信息和知识资产的可靠性是非常重要的，因为不准确的知识可能会给整个政府带来问题。由于公共组织负责向公民提供服务，所以他们必须确保所有的弱点都最小化。
知识资产-知识资产对于所有组织都非常重要，因为它们在所有决策中都起着重要的作用。然而，很少注意如何创建知识以及如何管理知识创造过程。根据Teece，知识资产不能被买卖，需要由组织内部建立，并且“他们必须在内部被开发，以便完全价值由所有者实现”（Teece，2000，第36页）。他进一步认为，知识本身的性质使得组织知识难以转移，因为它嵌入在组织过程、程序、程序和结构中（TEEX，2000，第36页）。根据布拉德古德和Salisbury，每个组织需要确定知识在组织中的位置。尤其重要的是，在设计策略时，为了确保知识以正确的方式和正确的个体被创造、传递和保护（布拉德古德和Salisbury，2001，第55页）。通过可靠的知识资产集合，知识可以在正确的时间和正确的地点以准确的方式传送给相应的人。
知识转移的绩效更多地取决于知识资产的可获得性和可及性。因此，假设：
知识资产与知识转移绩效之间存在正相关关系。
除了检验知识资产与知识转移绩效之间的关系外，重要的是要检验隐性知识与显性知识与知识转移之间的关系。Rubenstein Montano等人。（2001年A，第13页）和史米斯（2001，第313页）认为，人们拥有不同类型的隐性知识和显性知识，“隐性知识和显性知识之间应该有区别”，“每一个都需要适当地处理”（Rubenstein Montano等人，2001年A，第13页）。因此，假设：
隐性知识与知识转移绩效之间存在正相关关系。
显性知识与知识转移绩效之间存在正相关关系。
独立变量
组织文化
在这一领域研究重要的两个变量是共享文化和个人主义，以及它们如何影响组织的知识资产和知识转移绩效。
共享文化-主要考虑的因素是具体的信息和知识共享的官员在该部。知识共享文化是公共组织实施新战略之前需要了解的最重要的要素之一。文化被认为是关键因素，因为它决定了技术和管理技术等其他变量对知识管理成功的影响。斯图达特（2001，P.19）认为知识共享只能在组织文化促进它的情况下发挥作用。任何变化都需要根据现有的组织文化来发展。在这里，文化被定义为“组织中的人的共同价值观、信念和实践”（德莫特和奥德尔，2001，第76页）和知识共享是“将知识从一个人、团体或组织转移或传播到另一个人的活动”（李，2001，P.）。324）。
根据帕克和布拉德利（2000，第126页），了解组织的组织文化肯定会“有助于解释改革进程的结果，从FT或公共部门文化与改革的战略和目标之间的不匹配”。一个支持其
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