Streamlining aSimulation Centerrsquo;s Inventory Management
Abstract:Useofsimulationin undergraduate nursing education is increasing. Although researchresultsindicate it is an effective teachingelearning strategy, little is published about how to sustain- ably manage the infrastructure necessary to effectively run a simulation laboratory. This article describes a collaboration with industrial engineers to develop an inventory control system that minimizes the burden on available resources, accommodates fluctuations in simulationutilization, and does not require inventory management software. The new system reduced space requirements for inventory storage by 68%, time to manage inventory by 53%, and carrying costsby38% evenwith increased center utilization. Taking time to design a structured approach to inventory storage and a pull system to manage inventory reordering may be extremely beneficial to simulation centers. Our improvements highlight the potential for reducing the amount of time and money dedicated to inventory-related activities and the benefit of partnering with colleagues, such as industrial engineers, whose expertise can facilitate process redesign. More importantly in an academic setting, the time and money saved allows faculty and staff to engage in value-added activities that will enhance student learning.
Keywords:inventory management; simulationinfrastructure; simulation center; spaceutilization; efficiency
Interprofessional Collaboration to Streamline a Simulation Centerrsquo;s Inventory Management
Undergraduatenursing schoolsacrossthe United States are moving toward increasing simulationbased experiences to compensate for limited clinical sites and provideopportunities for skill development. The literature hasfocused on important issues regarding the efficacy of simulation in replacing clinicaltime(Doolenetal.2016). Yet, little if any literature is available describing how to manage, and more importantly make sustainable, the infrastructure necessary to support increased simulation utilization. The purpose of this process improvement project was to design and implement an inventory system that minimized the burden on available resources,accommodated fluctuations in simulation utilization, and did not require inventory management software.
A key component in the design of simulation-based experiences is the physical fidelity of the environment to help replicate an actual health care context (International NursingAssociation for ClinicalSimulation and LearningStandards Committee, 2016). This fidelity requires that participantshaveaccessto realistic equipment and disposable supplies. These re- sources use valuable physical space in a simulation laboratory and budget. Demand, for both space and supplies, increases as the number of participants and simulation- based learning experiences increase. Moreover, the demand may not be predictableor constant over the course of a semester. Therefore, inventory management is needed to keep costs low, minimize space utilization for inventory, and ensure the right inventory items are available at the right times. Options to manage inventory in simulation centers includespreadsheets, databases with barcodes, or a scheduling system that includes inventory as a component (Engum amp; Dongilli, 2014). Many commercially available software systems (e.g., ASAP Inventory Systems [www.asap-systems.com], EZOfficeInventory by EZ Web Enterprises, Inc., Carson City, NV, Clear Spider [www.clearspider.com]) are available. These systems, however, require a financial investment in, for example, software acquisition, equipment (e.g., barcode readers), staff training, and technical support, which may make them infeasible for many smaller programs. This improvement project was undertaken as a School of Nursing in the Midwest, which currently enrolls 400 students in their undergraduate Bachelor of Science pro- gram and is projected to double enrollment during the next four years. In 2015, the Schoolrsquo;s Center for Nursing Education and Simulation (CNES)increased the number of simulation rooms from three to six. This renovation facilitated incorporating simulation more broadly into the undergraduate curriculum, resulted in an increase in center utilization, and lays the groundwork for the Schoolrsquo;s anticipated growth. The number of students per week participating in simulation-based experiences increased from an average of 36 students per week in spring 2015 to an average of 55 students per week for the 2015 to 2016 academic year. Simultaneously, the average number of simulation hours increased from 10 to 15 hours per week. Nursing faculty, in collaboration with the CNES director hired to manage the simulation center, quickly discovered that the past approaches to inventory storage and management were insufficient to ensure that the right supplies were available to adequately stock simulations. Issues included alack of storage space, disorganization of supplies, and struggles obtaining supply lists from faculty. The result was valuable time wasted locating needed supplies and over ordering because of inaccurate information about current inventory levels and anticipateddemand.
The CNES director collaborated with two industrial engineers to devise a sustainable inventory control system that did not require software. The industrial engineers provided insights into inventory storage, such as deciding where specific supplies should be located in the supply closet, and when orders should be placed to ensure that supplies were always available.
Inventory Storage
Often the first step in inventory control is to understand space constraints and how items move through the facility. The CNES has a small amount of space available for storage ons
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简化仿真中心的库存管理
摘要：模拟法在本科护理教育中的应用日益增多。尽管研究结果表明这是一种有效的教学学习策略，但关于如何持续管理有效运行模拟实验室所需的基础设施却鲜有研究。本文描述了与工业工程师合作开发一个库存控制系统，该系统可以最大限度地减少可用资源的负担，适应模拟利用率的波动，且不需要库存管理软件。新系统减少了68%的库存空间需求，53%的库存管理时间，38%的运输成本，同时提高了中心利用率。花时间设计一种结构化的库存存储方法和一个拉动系统来管理库存，重新排序可能对模拟中心非常有益。我们的改进突出了减少与库存相关活动的时间和资金的潜力，以及与同事（如工业工程师）合作的好处，工业工程师的专业知识可以促进流程重新设计。更重要的是，在学术环境中，节省的时间和金钱使教师和员工能够参与有助于提高学生学习水平的增值活动。
关键词：库存管理；仿真基础设施；仿真中心；空间利用；效率
跨专业协作以简化模拟中心的库存管理
美国各地的护士本科学校正朝着增加模拟经验的方向发展，以弥补有限的临床场所，并为技能发展提供机会。文献集中讨论了模拟替代临床时间的有效性的重要问题（Doolen等人2016）。然而，几乎没有文献描述如何管理，更重要的是使基础设施可持续发展，以支持提高仿真利用率。这个过程改进项目的目的是设计和实现一个库存系统，该系统最小化可用资源的负担，适应模拟利用的波动，不需要库存管理软件。
模拟体验设计的一个关键组成部分是环境的物理逼真度，以帮助复制实际的医疗环境（国际临床模拟和学习标准委员会护理协会，2016年）。这种忠诚度要求参加者能够使用现实设备和一次性用品。这些资源在模拟实验室和预算中使用有价值的物理空间。对空间和供应品的需求随着参与者数量的增加和基于模拟的学习体验的增加而增加。此外，在一个学期的课程中，需求可能是不可预测或保持不变的。因此，库存管理需要保持低成本，最大限度地减少库存空间利用率，并确保在正确的时间提供正确的库存项目。在模拟中心中管理库存的选项包括电子表格、带有条形码的数据库或将库存作为一个组件的调度系统（Engum和Dongilli，2014年）。许多商用软件系统（例如，ASAP库存系统[www.asap-systems.com]，EZ Web Enterprises，Inc.，Carson City，NV，Clear Spider[www.clearsider.com]的EZOffice库存）都可用。然而，这些系统需要资金投入，例如软件获取、设备（例如条形码阅读器）、员工培训和技术支持，这可能使它们不适用于许多较小的项目。这一改进项目是作为一所护士学校在中西部进行的，该学校目前招收了400名理学学士课程的本科生，并预计在未来四年内将加倍招生。2015年，学校护理教育与模拟中心（CNES）将模拟室的数量从3个增加到6个。这一革新促进了模拟更广泛地纳入本科课程，导致了中心利用率的提高，并为学校的预期增长奠定了基础。每周参加模拟体验的学生人数从2015年春季的平均每周36名增加到2015至2016学年的平均每周55名。同时，平均模拟小时数从每周10小时增加到15小时。护理人员与受雇管理模拟中心的CNES主管合作，很快发现，过去的库存存储和管理方法不足以确保有足够的模拟库存。问题包括缺乏储存空间、物资混乱，以及难以从教员那里获得物资清单。结果是浪费了宝贵的时间来寻找所需的供应和过度订购，因为有关当前库存水平和预期需求的信息不准确。
CNES主任与两位工业工程师合作，设计了一个不需要软件的可持续库存控制系统。工业工程师提供了库存存储方面的见解，例如决定具体供应应位于供应室的什么位置，以及何时下订单以确保供应始终可用。
库存存储
库存控制的第一步通常是了解空间限制以及项目如何在设施中移动。CNES有少量可供现场储存的空间，并可进入大楼另一层的较大储藏室。考虑到这些空间限制，建立了一种三层存储方法，以方便通过CNE的库存流：使用点、活动存储和主存储（图1）。
使用点库存存储在每个模拟室中，包括大多数模拟中使用的常用护理用品（例如，静脉注射启动套件、注射器），这些用品存储在滚动推车中。学生工人每天从活跃的仓库中提取补给品。活动存储包含模拟中经常使用的项目（例如，所有使用点库存、药物、Foley导管）。储存按技能组织；例如，静脉注射所需的用品放在一起（例如，与换药、纱布、胶带和替加德姆有关的用品放在一个架子上的箱子中）。药物按字母顺序放在一个大柜子里，旁边放有注射器和酒精准备垫。当活动存储区中的物品耗尽时，通过从主存储中提取来补充库存。主仓库包含所有非常规物品（如隔离用品）和所有活动仓库物品的积压。补给是根据技能组织的（例如，一级静脉导管、二级静脉导管和生理盐水袋组合在一起）。当主存储区中的物品达到较低水平时，主管下达补充库存的命令。
库存订购
库存管理系统通常被识别为推式或拉式系统。在进行库存重组之前，CNES主管使用了一个推送系统，并通过本文描述的项目转换为拉式系统。推式库存系统需要预测满足用户需求所需的具体物品数量（Davis，2016年）。订购物品是为了预期使用，而不是实际使用。动态环境中不准确的项目使用预测是一个缺点，因为它们可能导致项目供应不足/供应过剩。拉式系统，也称为看板系统，是一种库存方法，其中现有的库存水平触发订购，以便根据用户需要交付项目（Davis，2016年）。
图1三层库存存储
拉式系统使用视觉信号或卡片提醒库存管理人员物品的状态。拉动系统最基本的应用是双仓系统（Grossamp;McInnis，2003），如图2所示，这是CNES中实现的方法。系统以一整盒项目（表示为bin 1）和一个计算的重新排序点开始。再订购点是通过确定在项目的交货期内所需的项目数量（即从订购和接收项目之间的时间段）来确定的，并添加一个小的缓冲库存作为防止订单延迟的保险。从位于主存储区域的1号箱中取出物品，以重新进货活动存储。一旦料仓1中的库存水平下降到再订购点以下，就会下订单填充料仓2。
图2双仓牵引系统
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表描述改进的度量 |
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韵律学 |
过去 |
现在 |
改进 |
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利用率（学生） |
36学生/周 |
55学生/周 |
增加53% |
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利用率（模拟时间） |
10小时/周 |
15小时/周 |
增加50% |
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携带费用(美元/学生) |
77.63美元/学生 |
48.14美元/学生 |
减少38% |
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空间(平方英尺) |
2381平方英尺 |
756平方英尺 |
减少68% |
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库存管理时间(小时/周) |
15小时 |
7小时 |
减少53% |
在等待2号料仓从供应商到达时，从1号料仓提取库存，直到其为空。如果重新订购点计算正确，则在1号箱耗尽之前，2号箱将到达。在bin 1被清空之后，bin 2替换bin 1，并且该过程重复。双仓系统有助于轻松监控所有库存，因为它无需实际清点或执行可见检查，以确定是否需要订购物品。
该系统的三个优点是，它允许CNES主管对库存需求作出反应，而不是试图预测库存需求，不需要对项目进行实际计数，也不携带多余的库存，从而减少了对库存的投资和存储项目所需的空间。此外，这种库存控制方法对于任何规模的模拟中心都是一种可行的替代方法，不需要任何软件投资（尽管有些中心可能选择将其与库存管理软件结合使用）。事实上，拉动系统是为使用率高或提前期长的情况而开发的（Skarin，2015年）。例如，拉式系统渗透到制造业，例如汽车移动行业，每天使用数百个（如果不是数千个）库存项目。在需要更多现有库存的情况下，可以实现比上述两个仓位系统更复杂的拉式系统应用，例如添加第三个仓位或使用看板卡（即识别何时需要重新订购物品的视觉信号）。如戴维斯（2016）和Grand和McNNIS（2003）的资源，如果设计有关拉系统的更详细的信息是有兴趣的。
结果
在实施了新的库存控制系统之后，当需要进行特定的模拟时，总有供应品可用，并且减少了定位供应品和建立模拟的时间，一分为二。储存空间从6个减少到2个，这是时间减少的原因。随着实验室学生人数的增加，每个学生的库存成本降低了38%。这个 法国国家空间研究中心主任还将她在库存管理上的时间从每周15小时减少到7小时，这使她能够集中精力有效地管理法国空研中心增加的利用率而不增加工作人员。 。最后，简化程序确保了库存的一致性和可持续性，即使在雇用了工作人员更替或新工作人员时也是如此(表)。
结论
在仿真中心中确定简化操作的机会至关重要，尤其是随着对仿真经验需求的不断增加。库存控制就是这样一个机会。通过最小化订购、定位和检索库存项目所需的时间，教员和其他模拟人员可以将其有限的时间集中在教育活动上，包括模拟场景开发、教员和员工关于促进和汇报技术的教育以及模拟评估。更重要的是，有限的资源可以更有效地使用。例如，存储库存所需的空间可以转换为额外的模拟空间，投资于库存的资金可以用于其他与模拟相关的活动，如教师培训和新设备采购。
如本文所示，花时间设计一种结构化的库存控制方法可能对模拟中心非常有益。我们的改进还突出了与专业工程师（如工业工程师）合作的好处，这些工程师的专业知识可以促进流程再造。更重要的是，在学术环境中，节省的时间和金钱使教师和员工能够参与有助于提高学生学习的增值活动。最后，这种有组织的库存存储方法与拉式库存控制系统相结合，可以根据任何仿真中心的独特需求进行定制。
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